Thủ thuật

Cách in hàng loạt trong Mail merge một cách đơn giản và nhanh chóng

Trần Đông Trí

19-04-2023, 4:53 pm

Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn cách in hàng loạt trong Word bằng tính năng Mail Merge. Đây là một tính năng rất hữu ích cho người soạn thảo văn bản, giúp họ tạo nhanh chóng cùng một văn bản cho nhiều người, như thư mời, thông báo, thư cảm ơn và nhiều loại tài liệu khác.

Chuẩn bị

Khi sử dụng chức năng trộn thư, tệp Excel (Word) sẽ được liên kết với tài liệu trộn thư của Word và cho phép truy cập trực tiếp vào thông tin từ bảng tính Excel (Word).

Trước khi tiến hành, hãy đảm bảo rằng tất cả thông tin cần thiết đã có trong tệp Excel (Word). Nếu muốn thêm thông tin mới, bạn có thể thay đổi hoặc bổ sung trực tiếp trên trang tính Excel (Word) trước khi thực hiện trộn thư.

Chuẩn bị Word.

Những điều quan trọng cần lưu ý với Mail Merge

Để tránh sự chênh lệch trong các vị trí cần lấy, các cột trong tệp Excel (Word) cần phải được thống nhất.

Ngoài ra, các cột trong bảng tính Excel cần phải được điều chỉnh để phù hợp với các phần bạn muốn sử dụng khi trộn thư.

Ví dụ, nếu bạn muốn xưng hô với người đọc bằng tên, bạn cần tạo hai cột riêng biệt cho họ và tên. Nếu bạn muốn sắp xếp tên người nhận theo bang hoặc thành phố, bạn cần có hai cột riêng biệt cho bang và thành phố.

Những điều quan trọng cần lưu ý với Mail Merge.

Nếu trong tệp Excel có chứa các giá trị như ngày, giờ, số tiền hoặc mã bưu điện bắt đầu hoặc kết thúc bằng số 0, bạn cần định dạng chính xác các số này, đặc biệt là đơn vị tiền tệ và số ngày.

Nếu bạn nhập thông tin vào trang tính Excel từ tệp .csv hoặc .txt, bạn nên sử dụng Text Import Wizard để đảm bảo dữ liệu được nhập đúng định dạng.

Chọn File nguồn để trộn

Bước đầu tiên là mở file Word, sau đó chọn tab Mailings. Tại mục Select Recipients, chọn Use an Existing List....

Mở file Word, chọn tab Mailings, tại mục Select Recipents, chọn Use an Existing List...

Bước thứ hai là đi đến file nguồn và chọn nó. Nhấn nút Open.

Dẫn đến file nguồn, chọn file nguồn, nhấn Open.

Bước thứ ba là chọn tên Sheet và nhấn OK để mở sheet.

Chọn tên Sheet, nhấn OK để mở sheet.

Chú ý:

Nếu tệp nguồn là tệp Excel, hãy chọn tên sheet (chọn tên sheet có dữ liệu).
Nếu tệp nguồn là tệp Word, bạn không cần phải chọn bất cứ điều gì cả.

Chèn dữ liệu tương ứng

Bước 1: Trong tab Mailings, chọn Insert Merge Field.

Bước 2: Chọn trường tương ứng mà bạn muốn chèn vào văn bản Word.

Chọn Field tương ứng bạn cần chèn vào vị trí File Word là được.

Bước 3: Sau khi chèn xong, trường sẽ được hiển thị trong văn bản Word.

Sau khi chèn xong bạn sẽ có được kết quả như hình dưới.

Hiển thị kết quả

Bước 1: Khi đã chèn xong các Field, để xem kết quả bạn vào tab Mailings và chọn Preview Results.

Sau khi chèn xong các Field để xem kết quả bạn vào tab Mailings, chọn Preview Results

Bước 2: Kết quả tương ứng sẽ xuất hiện như hình dưới đây. Để kiểm tra các mẫu thông tin, bạn có thể sử dụng thanh công cụ ở phía trên để di chuyển qua lại các dữ liệu.

Để kiểm tra các mẫu thông tin bạn có thể sử dụng thanh công cụ phía trên.

In hàng loạt trong Mail merge

Bước 1: Khi bạn đã xác nhận kết quả đúng, hãy in tài liệu bằng cách truy cập vào tab Mailings > Chọn Print Documents…

Sau khi bạn thấy các kết quả chuẩn xác, bạn có thể in ra.

Bước 2: Một cửa sổ sẽ xuất hiện và cho phép bạn lựa chọn giữa ba tùy chọn sau:

All: In tất cả các trang.
Current record: In trang hiện tại.
From...to...: In từ trang nào đến trang nào (ví dụ từ trang 1 đến trang 5).

Lúc này một cửa sổ hiện ra có 3 tùy chọn cho bạn.

Bạn có thể in tài liệu trên nhiều loại máy in khác nhau như Canon, HP, Brother,...

Một số vấn đề liên quan đến máy in khác

Máy tính Windows không tìm thấy máy in trong mạng LAN

Máy chủ là thiết bị kết nối các máy tính khác với máy in. Nếu các máy tính trạm không có địa chỉ IP giống với máy chủ, thì máy tính của bạn sẽ không thể truy cập vào máy in trên mạng LAN.

Lỗi máy in chỉ in được 1 trang

Nguyên nhân là do kích thước giấy bạn sử dụng để soạn thảo văn bản trên máy tính không phù hợp với kích thước giấy được cài đặt trên máy in. Thường thì người dùng gặp vấn đề này khi sử dụng giấy kích thước A5. Tuy nhiên, khi in các giấy kích thước A4 cũng có thể gặp phải lỗi tương tự.

Lỗi máy in chỉ in được 1 trang.

Lỗi máy in báo Ready To Print nhưng không in được

Đây là phần kết nối giữa máy tính và máy in. Nếu cáp kết nối gặp vấn đề, máy tính sẽ không thể gửi lệnh in đến máy in dù máy in đã báo sẵn sàng in. Do đó, khi gặp vấn đề này, bạn cần kiểm tra cáp kết nối trước tiên.

Cách khắc phục lỗi bản in bị sọc, sai màu trên máy in Canon

Nếu bản in của bạn có màu không như mong muốn, xuất hiện vết sọc hoặc sai màu, bạn nên thực hiện bản in kiểm tra đầu in trước khi xem xét việc thay mới máy in để tìm ra nguyên nhân và giải quyết vấn đề.

Cách khắc phục lỗi bản in bị sọc, sai màu trên máy in Canon.

Lỗi máy in không nhận lệnh in

Hệ điều hành trên máy tính của bạn gặp sự cố.
Dây cáp kết nối giữa máy in và máy tính có thể bị hỏng hoặc không kết nối chặt chẽ.
Máy in chưa được bật lên.

Máy in in ra giấy trắng

Mực trong hộp đã cạn kiệt.
Hộp mực bị hỏng, không thể sử dụng được.
Trục từ trong máy in đã bị hỏng.
Đầu phun máy in bị tắc, không thể in được.

Máy in in ra giấy trắng.

Máy in không kéo giấy

Khi cần in một tài liệu, bạn ra lệnh in và máy đã xác nhận lệnh nhưng khi tiến hành lấy giấy thì không được và nhận được thông báo lỗi: Đèn chuyển sang màu đỏ và báo hết giấy (paper-out).

Máy in bị mờ chữ, không đậm, không rõ nét

Có thể do bạn không sử dụng loại mực phù hợp hoặc không đổ mực đúng cách, dẫn đến chữ in bị mờ. Chất lượng in ấn sẽ phụ thuộc vào chất lượng của loại mực hoặc mực in chính hãng được sử dụng.

Máy in bị mờ chữ, không đậm, không rõ nét.

Máy in kéo nhiều tờ giấy cùng một lúc

Không đều đường ống cuộn do bề mặt giấy trơn.
Giấy quá mỏng, có độ ẩm cao hoặc giấy bị ẩm gây bất ổn trong quá trình in.
Không đặt giấy đúng vị trí trên khay in.

Hướng dẫn cách in 2 mặt khớp nhau trong Word

Để tiết kiệm giấy và làm cho văn bản trông đẹp hơn, bạn có thể căn lề in 2 mặt đối xứng nhau trong Word cho các văn bản dài sau đó đóng thành tập.

Hướng dẫn cách in 2 mặt khớp nhau trong Word.

Máy in không in được file PDF

Khi gặp sự cố in ấn, yếu tố đầu tiên bạn nên xem xét là máy in. Thường thì lỗi xuất hiện từ phần mềm rất hiếm, do đó bạn nên kiểm tra máy in trước đó vì đây là nguyên nhân phổ biến nhất.