Cách khắc phục hiệu quả khi không thể in được từ File Word và nguyên nhân của vấn đề này.

Nếu bạn là người thường xuyên sử dụng Word, Excel để học tập hoặc làm việc, chắc hẳn bạn đã từng gặp phải tình trạng không thể in tài liệu. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn những nguyên nhân gây ra lỗi File Word không in được và hướng dẫn cách khắc phục hiệu quả. Hãy cùng đọc để tìm hiểu!

Lỗi phần cứng đến từ máy in

Không kết nối được máy in

Nếu máy tính của bạn không phản hồi sau khi thực hiện lệnh in, có thể kết nối giữa máy tính và máy in của bạn đã gặp vấn đề. Để khắc phục lỗi này, bạn cần kiểm tra lại kết nối với máy in.

Không kết nối được máy in

Cách khắc phục

• Đầu tiên, hãy kiểm tra xem máy in của bạn đã được bật lên chưa, đặc biệt là những loại máy in Canon, HP, Brother.

• Sau đó, kiểm tra kết nối giữa máy tính và máy in bằng cách kiểm tra xem dây cáp kết nối có bị lỏng hay không.

• Nếu dây cáp kết nối bị lỏng, hãy cắm lại chặt và kiểm tra lại.

• Nếu dây cáp kết nối không bị lỏng, hãy kiểm tra xem dây cáp của máy in có bị hỏng hay không.

• Nếu dây cáp bị hỏng, hãy thay thế bằng dây cáp mới.

• Nếu các bước kiểm tra trên vẫn không giải quyết được vấn đề, có thể máy in của bạn đang bị hỏng và bạn nên xem xét mua một máy in mới để thay thế.

Lỗi tới từ phần mềm driver

Nếu vấn đề không phải do dây cáp mà liên quan đến phần mềm điều khiển máy in (driver), bạn có thể thực hiện kiểm tra lỗi theo các bước sau:

Bước 1: Tìm kiếm "Control Panel" trên thanh tìm kiếm và chọn "Control Panel".

Chọn Control Panel, tìm mục Devices and Printers và chọn nó

Bước 2: Tìm và chọn "Devices and Printers" và nhấn chuột phải vào máy in của bạn.

Nhấn chuột phải vào máy in của bạn, chọn Troubleshoot

Bước 3: Chọn "Troubleshoot" và đợi cho máy tính kiểm tra các lỗi liên quan đến máy in của bạn.

Đợi máy tính của mình kiểm tra các lỗi liên quan tới máy in của mình

Lỗi từ File Word

Kiểm tra File Word biệt lập

Để xác định xem tệp .docx bị lỗi hoặc các tệp khác cũng bị hỏng tương tự, bạn có thể tạo một tệp Word mới và kiểm tra xem tài liệu này có bị lỗi không.

Kiểm tra File Word biệt lập

Nếu máy in của bạn hoạt động bình thường, có thể do tài liệu bạn muốn in bị hỏng, không thể in được.

Để khắc phục vấn đề này, bạn có thể lưu tài liệu của mình dưới dạng một tập tin khác.

Để làm điều này, hãy nhấn vào nút Lưu tập tin trên thanh công cụ hoặc chọn Lưu với tên khác trong danh sách Tệp vừa xuất hiện (bạn cũng có thể sử dụng phím tắt F12 để thực hiện chức năng này).

Chọn Save As trong danh sách File vừa hiển thị

In từng trang 1

Để khắc phục lỗi file Word không in được, bạn có thể sử dụng phương pháp in từng trang. Tuy nhiên, phương pháp này chỉ phù hợp với những file có số trang ít. Dù vậy, bạn nên thử sử dụng phương pháp này khi gặp lỗi không thể in được file Word.

Bước 1: Mở tài liệu Word và nhấp vào tab File trên thanh công cụ.

Bước 2: Chọn mục Print và chuyển đổi từ Print All Pages sang Print Current Page để in trang hiện tại.

Chuyển Print All Pages sang Print Current Page

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng tùy chọn Custom Print để in một số trang cụ thể bằng cách nhập số trang mong muốn vào ô phù hợp.

Lựa chọn là Custom Print rồi điền số trang ở dưới mà bạn muốn i

Chuyển sang File PDF để in

Một cách giải quyết hiệu quả để khắc phục vấn đề file Word không thể in là chuyển đổi nó sang định dạng PDF mà không cần sử dụng bất kỳ phần mềm bổ sung nào, vì chính Word đã có khả năng thực hiện việc này.

Bước 1: Khởi động file Word bị lỗi không thể in > Nhấn vào File > Chọn Lưu như.

Bước 2: Nhấn vào mũi tên xuống > Chọn định dạng Lưu trữ là PDF và lưu tệp dưới dạng PDF.

Tại đây bạn lựa chọn Save as type là PDF và lưu file lại dưới dạng file PDF

Nếu bạn muốn in tệp ngay lập tức, hãy chọn chế độ Standard, chọn vào hộp đánh dấu Open file after publishing để mở tệp ngay sau khi lưu. Cuối cùng, nhấn Save để hoàn tất.

Tiếp theo bạn chọn Save as > chọn tiếp Browse

Một số lỗi về máy in khác

Máy tính Windows không tìm thấy máy in trong mạng LAN

Máy chủ là máy được sử dụng để kết nối với các máy tính khác và máy in trong mạng. Nếu các máy trạm không có địa chỉ IP giống với máy chủ, máy tính của bạn sẽ không thể tìm thấy máy in trong mạng LAN.

Lỗi máy in chỉ in được 1 trang

Khi soạn thảo văn bản trên máy tính, nếu khổ giấy bạn sử dụng không tương thích với cấu hình giấy được thiết lập trong máy in, bạn sẽ gặp phải vấn đề không thể in được. Thông thường, người dùng thường gặp khó khăn khi in trên giấy kích thước A5. Tuy nhiên, việc in trên giấy kích thước A4 cũng có thể gặp lỗi tương tự.

Lỗi máy in chỉ in được 1 trang

Lỗi máy in báo Ready To Print nhưng không in được

Nếu gặp sự cố về kết nối cáp, máy in có thể không nhận được lệnh in dù đã hiển thị trạng thái "Ready To Print". Vì vậy, khi gặp vấn đề này, bạn cần kiểm tra kết nối cáp trước tiên.

Lỗi bản in bị sọc, sai màu trên máy in phun màu Canon

Để tìm ra lỗi và khắc phục khi bản in của bạn không hiển thị đúng màu hay xuất hiện vết sọc hoặc sai màu, bạn nên thực hiện in một bản kiểm tra đầu in trước khi quyết định thay thế máy in.

Lỗi bản in bị sọc, sai màu trên máy in phun màu Canon

Lỗi máy in không nhận lệnh in

• Hệ điều hành trên máy tính của bạn đang bị lỗi.
• Dây cáp kết nối giữa máy in và máy tính có thể bị hỏng hoặc không chặt chẽ.
• Máy in chưa được bật lên.

Lỗi máy in không nhận lệnh in

Máy in in ra giấy trắng

Có thể có nhiều nguyên nhân gây ra lỗi này như:

• Hộp mực đã cạn mực.
• Hộp mực bị hỏng.
• Trục từ trong máy in bị hỏng.
• Đầu phun bị tắc.
• Phần mềm in gặp sự cố.

Máy in in ra giấy trắng

Máy in không kéo giấy

Khi muốn in một tài liệu, bạn sẽ gửi lệnh in và máy in sẽ xác nhận lệnh, tuy nhiên khi bạn lấy giấy thì không được và máy in báo lỗi: đèn chỉ sang màu đỏ và thông báo hết giấy (paper-out).

Máy in bị mờ chữ, không đậm, không rõ nét

Bạn có thể gặp phải vấn đề in mờ chữ khi đổ mực không đúng loại hoặc không đúng cách. Chất lượng của mực cũng như mực in chính hãng sẽ ảnh hưởng đến chất lượng in của bạn.

Máy in bị mờ chữ, không đậm, không rõ nét

Máy in kéo nhiều tờ giấy cùng một lúc

• Giấy in bị ẩm có thể gây ra vấn đề khi in.

• Nếu máy in không được sử dụng trong thời gian dài, nó có thể bị rỉ sét.

• Lô kéo giấy (hoặc cao su load giấy) bị biến dạng sau một thời gian dài có thể gây ra sự cố khi kéo giấy và lấy giấy.

Máy in kéo nhiều tờ giấy cùng một lúc

Hướng dẫn cách in 2 mặt khớp nhau trong Word

Sau khi căn lề cho tài liệu Word, bạn cần cài đặt các tùy chọn in trong hộp thoại tùy chỉnh in. Để mở bảng in, bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + P:

• Chọn tùy chọn in một mặt. Khi chọn tùy chọn này, chỉ một mặt của trang sẽ được in và bạn cần thủ công tải lại trang để in mặt khác.

• Chọn tùy chọn in hai mặt. Khi sử dụng tùy chọn này, máy in sẽ tự động tải lại trang và in mặt thứ hai.

Hướng dẫn cách in 2 mặt khớp nhau trong Word

Máy in không in được file PDF

Sau một thời gian sử dụng, máy in của bạn có thể gặp vấn đề về trình điều khiển (driver) hoặc driver chưa được nâng cấp lên phiên bản mới nhất. Lỗi trình điều khiển sẽ khiến cho máy tính không thể đọc được những định dạng file hiện tại.