Hướng dẫn in giấy khen hàng loạt trong Microsoft Word đơn giản, nhanh chóng

Nếu bạn đang làm công tác văn thư tại trường học và được phân công in giấy khen, bạn có thể dễ dàng thực hiện nhiệm vụ này bằng cách sử dụng các mẫu giấy khen có sẵn trong file Word hoặc sử dụng các phần mềm tạo mẫu giấy khen chuyên nghiệp. Bài viết này sẽ hướng dẫn cho bạn cách in giấy khen hàng loạt trong Word một cách đơn giản và nhanh chóng. Hãy cùng theo dõi để biết thêm chi tiết.

Chuẩn bị trước khi in giấy khen hàng loạt trong Word

• Trên máy tính của bạn đã được cài đặt sẵn phần mềm soạn thảo văn bản Word. Trong bài viết này, chúng tôi sử dụng phiên bản Word 2016.

• Sử dụng một mẫu giấy khen .doc có sẵn để tiện lợi hơn trong việc tạo thư.

• Bạn cần sở hữu một tệp danh sách khen thưởng trước đó đã được tạo ra trên Excel. Bạn có thể tạo danh sách này theo cấu trúc như hình dưới đây.

• Chuẩn bị sẵn máy in, giấy in và mực in để tránh bị gián đoạn trong quá trình in ấn.

Chuẩn bị trước khi in giấy khen hàng loạt trong Excel

Cách in giấy khen hàng loạt trong Word

Bước 1: Khởi động chương trình Word 2016 và mở tài liệu giấy khen. Nhấn vào tab Mailings và chọn Start Mail Merge. Tiếp theo, chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard để bắt đầu quá trình trộn thư.

Mở file Word là mẫu giấy khen lên

Bước 2: Vì đây là tài liệu giấy khen, bạn chọn mục Letters và chọn Next: Starting document. Sau đó, chọn Use the current document để sử dụng tài liệu hiện tại và chọn Next: Select recipients.

Nếu bạn đã có danh sách học sinh và thông tin về khen thưởng, lớp học, danh hiệu,...thì hãy thêm danh sách này vào trong Word. Nếu chưa có, bạn có thể tạo danh sách mới bằng cách chọn Type a new list.

Chọn kiểu cần trộn văn bản Word

Bước 3: Để sử dụng danh sách khen thưởng từ file Excel đã tạo, chọn Use an existing list và nhấn Browse để tìm đến file danh sách khen thưởng. Chọn file Excel tương ứng và nhấn Open.

Bạn đã có danh sách khen thưởng trong file Excel

Sau đó, trong hộp thoại Mail Merge Recipients, chọn tất cả người nhận hoặc bỏ tick chọn nếu bạn không muốn gửi đến ai đó. Nhấn OK để hoàn tất.

Mặc định tất cả người nhận đều được chọn

Bước 4: Đặt con trỏ chuột vào vị trí muốn chèn thông tin và chọn Mailings > Insert Merge Field. Chọn thông tin phù hợp từ danh sách khen thưởng để Word tự động thêm vào giấy khen.

Chọn thông tin phù hợp với các thông tin trong file Excel danh sách khen thưởng

Bạn cũng có thể chọn trực tiếp trường ở cửa sổ Mail Merge bên phải. Khi hoàn thành, chọn Next: Preview your letters để xem trước thư.

Bạn cũng có thể thực hiện việc chọn trực tiếp trường ở cửa sổ Mail Merge

Bước 5: Chọn biểu tượng next và previous để xem các giấy khen tương ứng với từng tên học sinh, lớp học và danh hiệu. Kiểm tra và chỉnh sửa nội dung nếu cần và nhấn Next: Complete the merge để hoàn thành.

Bạn nhấn chọn vào biểu tượng next và previous như hình dưới để xem từng giấy khen

Bước 6: Để in giấy khen, chọn Print và in toàn bộ danh sách khen thưởng hoặc chọn Current record nếu bạn chỉ muốn in một bản hiện tại. Bạn cũng có thể in theo danh sách trong file Excel. Đảm bảo chuẩn bị sẵn máy in, giấy in và mực in để đảm bảo quá trình in diễn ra thuận lợi.

Bạn có thể in toàn bộ danh sách khen thưởng

Một số lưu ý khi in giấy khen hàng loạt trong Word

Nếu bạn cần in số lượng lớn giấy khen, hãy sử dụng giấy couche để đảm bảo chất lượng in ấn tốt nhất.

Nếu bạn cần in số lượng ít, bạn có thể sử dụng máy in laser. Để tránh giấy khen bị hư hoặc bị biến dạng trong quá trình sử dụng máy in laser, hãy đặt tờ giấy Fort kích thước giấy khen khổ A4 vào lồng cuống dưới trước khi in.

Bạn có thể chọn một mẫu giấy khen đẹp sẵn có trong file word hoặc sử dụng phôi giấy khen học sinh. Sau đó, thực hiện các thao tác như đã trình bày ở trên để tự động thêm thông tin từ danh sách khen thưởng và in toàn bộ giấy khen cùng một lúc để đảm bảo không bỏ sót ai.

Một số lưu ý khi in giấy khen hàng loạt trong Excel

Một số vấn đề liên quan đến máy in khác

Máy tính Windows không tìm thấy máy in trong mạng LAN

Để máy tính của bạn có thể tìm thấy máy in trong mạng LAN, máy chủ cần được kết nối với các máy trạm và các máy trạm cũng cần có địa chỉ IP tương tự như máy chủ. Nếu không có địa chỉ IP tương đồng giữa máy chủ và các máy trạm thì máy tính của bạn sẽ không thể truy cập được vào máy in.

Lỗi máy in chỉ in được 1 trang

Việc sử dụng giấy không tương thích với thiết lập bên trong máy in có thể là nguyên nhân khiến cho việc in văn bản từ máy tính của bạn gặp sự cố. Đặc biệt, sử dụng khổ giấy A5 thường dễ gặp phải tình trạng này. Tuy nhiên, việc in trên khổ giấy A4 cũng có thể gặp phải các vấn đề tương tự.

Lỗi máy in chỉ in được 1 trang

Lỗi máy in báo Ready To Print nhưng không in được

Bộ phận này kết nối máy tính với máy in. Nếu cáp kết nối gặp vấn đề, máy in sẽ không thể nhận được lệnh in, ngay cả khi trạng thái đã báo sẵn sàng. Vì vậy, để khắc phục tình trạng này, bạn cần kiểm tra cáp đầu tiên.

Cách khắc phục lỗi bản in bị sọc, sai màu trên máy in Canon

Nếu bạn thấy bản in của mình không cho ra màu sắc như mong đợi hoặc xuất hiện các vết sọc hoặc sai màu, hãy in một bản kiểm tra đầu in để xác định lỗi và tìm cách sửa chữa trước khi quyết định thay thế máy in của bạn.

Cách khắc phục lỗi bản in bị sọc, sai màu trên máy in Canon

Lỗi máy in không nhận lệnh in

• Có vấn đề với hệ điều hành trên máy tính của bạn.
• Cáp kết nối giữa máy in và máy tính có thể gặp sự cố về độ dài hoặc độ kết nối.
• Máy in chưa được bật.

Máy in in ra giấy trắng

• Mực trong hộp đã cạn kiệt.
• Hộp mực đã gặp sự cố.
• Trục từ của máy in bị hư hỏng.
• Đầu phun của máy in bị tắc.

Máy in in ra giấy trắng

Máy in không kéo giấy

Khi bạn cần in một tài liệu, sau khi ra lệnh in và máy đã xác nhận lệnh, bạn không thể lấy giấy được và máy thông báo lỗi: Đèn chỉ thị đã chuyển sang màu đỏ và hiển thị thông báo "hết giấy" (paper-out).

Máy in bị mờ chữ, không đậm, không rõ nét

Máy in có thể in mờ chữ nếu bạn đổ mực không đúng loại hoặc không đúng cách. Chất lượng in sẽ bị ảnh hưởng bởi chất lượng của các loại mực hoặc mực in chính hãng.

Máy in bị mờ chữ, không đậm, không rõ nét

Máy in kéo nhiều tờ giấy cùng một lúc

• Sự bất đều trên ống cuộn có thể do bề mặt giấy quá trơn.

• Giấy quá mỏng, có độ ẩm cao hoặc bị ẩm có thể dẫn đến vấn đề này.

• Có thể bị sai lệch khi đặt giấy vào khay in, gây ra sự bất đều trong quá trình in.

Hướng dẫn cách in 2 mặt khớp nhau trong Word

Để giảm thiểu lượng giấy sử dụng và tạo được bố cục in đẹp mắt, bạn có thể căn lề đối xứng cho văn bản dài trong Word, sau đó đóng gáy thành tập.

Hướng dẫn cách in 2 mặt khớp nhau trong Word

Máy in không in được file PDF

Khi gặp sự cố in ấn, điều đầu tiên bạn nên kiểm tra là máy in. Thường thì lỗi in ấn xuất phát từ máy in hơn là phần mềm, vì vậy bạn nên kiểm tra thiết bị này trước.