22 lỗi thường gặp trong Microsoft Word và cách khắc phục chi tiết

Khi sử dụng Word để soạn thảo văn bản, có thể bạn sẽ gặp những vấn đề không mong muốn, làm trì trệ quá trình làm việc và gây thất vọng. Vì vậy, trong bài viết này, tôi sẽ tóm tắt 22 lỗi thường gặp và cung cấp các giải pháp chi tiết để khắc phục chúng trong Word. Hãy bắt đầu ngay!

Lỗi hiển thị trong Word

Dấu gạch chân zíc zắc màu đỏ dưới dòng chữ

Dấu gạch chân đỏ ziczắc thường xuất hiện dưới văn bản khi bạn đang nhập liệu không phải là một lỗi gõ tiếng Việt, mà chỉ là tính năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp tiếng Anh trong Word. Dấu này sẽ không xuất hiện khi bạn in văn bản, nhưng nó có thể làm mất dấu câu và gây khó chịu khi đọc.

Để khắc phục vấn đề này, bạn chỉ cần thực hiện các bước sau: Bấm vào File > Chọn Options > Chọn Proofing > Di chuyển đến phần When correcting spelling and grammar in Word > Bỏ chọn Check spelling as you type > Nhấn OK.

Bỏ dấu gạch chân dạng sóng dưới dòng chữ

Lỗi không chèn được số trang

Đối với vấn đề thường gặp khi bạn cần đánh số trang trong Word nhưng chỉ thấy chữ "Page" mà không hiển thị số trang, bạn có thể khắc phục theo cách sau:

• Bước 1: Trong Word, chọn thẻ "File".
• Bước 2: Chọn "Options" (Tùy chọn).
• Bước 3: Chọn mục "Advanced" (Nâng cao).
• Bước 4: Di chuyển đến phần "Show document content" (Hiển thị nội dung tài liệu).
• Bước 5: Bỏ chọn trong ô "Show field codes instead of their values" (Hiển thị mã trường thay vì giá trị của chúng).
• Bước 6: Nhấn OK để áp dụng các thay đổi.

Sau khi thực hiện các bước trên, số trang sẽ được hiển thị chính xác trong văn bản của bạn.

Lỗi không chèn được số trang

Khi nhấn Enter xuống dòng xuất hiện số thứ tự đếm dòng

Nếu bạn gặp phải tình trạng mỗi khi xuống dòng hoặc kết thúc dòng, các số đếm thứ tự xuất hiện như khi bạn sử dụng lệnh Bullet, bạn có thể khắc phục vấn đề này bằng cách sau:

1. Chọn thẻ "Layout" (Bố cục).
2. Nhấp vào mũi tên xuống trong phần "Page setup" (Cấu hình trang).
3. Hộp thoại xuất hiện, chọn mục "Layout" (Bố cục).
4. Nhấp vào "Page Line Numbers…" (Số dòng trên trang...).
5. Bỏ chọn ô "Add line numbering" (Thêm số dòng).
6. Nhấp OK để hoàn thành.

Sau khi thực hiện các bước trên, các số đếm thứ tự sẽ không xuất hiện mỗi khi bạn xuống dòng hoặc kết thúc dòng trong văn bản của bạn.

Bỏ xuất hiện số thứ tự đếm dòng khi nhấn Enter xuống dòng

Nhấn phím tab nhưng xuất hiện dấu mũi tên

Đây là một lỗi phổ biến khi bạn mới cài đặt Word, lỗi này thường xảy ra khi bạn sử dụng phím Tab để di chuyển đến một ô khác trong bảng. Để khắc phục lỗi này, bạn có thể làm như sau:

1. Chọn thẻ "File".
2. Chọn "Options" (Tùy chọn).
3. Chọn mục "Display" (Hiển thị).
4. Bỏ chọn ô "Tab Characters" (Ký tự Tab).
5. Nhấn OK để lưu các thay đổi.

Sau khi thực hiện các bước trên, lỗi xuất hiện khi sử dụng phím Tab trong bảng sẽ được khắc phục.

Tắt xuất hiện dấu mũi tên khi nhấn Tab

Nhấn phím Home hoặc End không có tác dụng (Word 2003)

Nếu bạn gặp vấn đề khi nhấn phím Home hoặc End và không thể di chuyển đến đầu trang hoặc cuối trang, bạn có thể khắc phục bằng cách sau:

1. Chọn thẻ "File".
2. Chọn "Options" (Tùy chọn).
3. Chọn thẻ "Advanced" (Nâng cao).
4. Trong phần "Editing options" (Tùy chọn chỉnh sửa), tìm mục "Use smart paragraph selection" (Sử dụng chọn đoạn thông minh).
5. Bỏ chọn ô "Use smart paragraph selection" (Sử dụng chọn đoạn thông minh).
6. Nhấn OK để lưu các thay đổi.

Sau khi hoàn thành các bước trên, bạn sẽ có thể sử dụng phím Home và End để di chuyển đến đầu trang và cuối trang trong văn bản của bạn.

Sửa lỗi nhấn phím Home hoặc End không có tác dụng

Lỗi màu nền xanh, chữ màu trắng (Word 2003)

Thường thì màu nền khi nhập văn bản trong Word là màu trắng với chữ đen. Tuy nhiên, nếu trang Word của bạn hiển thị màu nền xanh và chữ trắng không đúng như thông thường, bạn có thể thử cách khắc phục sau:

1. Chọn thẻ "File".
2. Chọn "Options" (Tùy chọn).
3. Chọn thẻ "General" (Tổng quát).
4. Bỏ chọn ô "Blue background, white text" (Nền xanh, chữ trắng).
5. Nhấn OK để lưu các thay đổi.

Sau khi hoàn thành các bước trên, màu nền và chữ trong trang Word sẽ trở lại màu trắng và đen như bình thường.

Sửa lỗi màu nền xanh, chữ màu trắng

Hình ảnh không hiện sau khi chèn

Trong trường hợp bạn đã chèn một hình ảnh vào trang Word nhưng hình ảnh đó không hiển thị, bạn có thể thực hiện các bước sau để khắc phục:

1. Chọn thẻ "File" (Tệp).
2. Chọn "Options" (Tùy chọn).
3. Chọn mục "Advanced" (Nâng cao).
4. Bỏ chọn ô "Show picture placeholders" (Hiển thị chỗ để hình ảnh).
5. Nhấn OK để lưu các thay đổi.

Sau khi hoàn thành các bước trên, hình ảnh bạn đã chèn sẽ hiển thị đúng trên trang Word.

Sửa lỗi hình ảnh không hiện sau khi chèn

Định dạng trang văn bản

Để đảm bảo rằng bản in văn bản của bạn không bị lệch hoặc mất chữ, việc định dạng trang trước khi in là rất quan trọng. Để thực hiện việc định dạng đúng kích thước giấy A4, bạn có thể làm như sau:

1. Chọn thẻ "Layout" (Bố cục).
2. Đi đến phần "Page Setup" (Cấu hình trang).
3. Nhấn vào "Size" (Kích thước).
4. Chọn kích thước "A4" để định dạng trang văn bản theo khổ giấy A4.

Khi bạn thực hiện các bước trên, văn bản của bạn sẽ được định dạng đúng khổ giấy A4 và sẵn sàng để in mà không bị lệch hoặc mất chữ.

Định dạng trang văn bản theo cỡ giấy A4

Bỏ đường viền quanh văn bản

Nếu bạn cảm thấy đường viền bao quanh văn bản làm bạn khó chịu khi làm việc, bạn có thể loại bỏ nó bằng cách sau:

1. Chọn thẻ "File" (Tệp).
2. Chọn "Options" (Tùy chọn).
3. Đi đến mục "Advanced" (Nâng cao).
4. Bỏ tích vào ô "Show text boundaries" (Hiển thị ranh giới văn bản).
5. Nhấn OK.

Khi bạn thực hiện các bước trên, đường viền bao quanh văn bản sẽ không còn hiển thị và bạn có thể làm việc mà không gặp khó chịu từ đường viền đó.

Bỏ đường viền quanh văn bản

Lỗi Word không phải hồi (Not Responding)

Đây là một vấn đề thường gặp khi sử dụng Word, đặc biệt là trên các máy tính có cấu hình yếu hoặc khi mở file Word quá lớn. Điều này có thể dẫn đến tình trạng đóng băng và Word không phản hồi. Nguyên nhân có thể bao gồm:

1. Xung đột giữa tiện ích bên thứ ba, add-on hoặc plugin.
2. Tải trọng quá lớn đối với CPU hoặc bộ nhớ, khiến cho một số tác vụ mất nhiều thời gian để hoàn thành.
3. Sự hiện diện của phần mềm độc hại hoặc máy tính bị nhiễm virus.

Khi gặp phải lỗi này, bạn cần đầu tiên đóng file Word và mở lại để tránh làm đơ máy và ảnh hưởng đến các phần mềm khác. Để đóng file Word khi gặp lỗi "Not Responding", bạn làm theo các bước sau:

1. Nhấp chuột phải vào thanh Ribbon (thanh công cụ).
2. Chọn "Task Manager" (Quản lý tác vụ).
3. Trong hộp thoại hiển thị, chuyển sang tab "Processes" (Quy trình).
4. Nhấp chuột vào file Word đang gặp lỗi.
5. Chọn "End task" (Kết thúc tác vụ) để đóng file Word đó đi.

Việc này sẽ giúp bạn tắt file Word mà không gây cản trở cho các phần mềm khác và giải quyết vấn đề Word không phản hồi.

Tắt file Word bị lỗi không phản hồi (Not Responding)

Bảng (table) trong Word tự động nhảy trang

Lỗi tự động nhảy trang là một vấn đề khi bạn thêm bảng, hình ảnh hoặc sơ đồ vào trong Word và dữ liệu tự động chuyển sang trang mới, mặc dù trang trước đó vẫn còn không gian trống. Điều này làm cho tài liệu của bạn mất đi sự chuyên nghiệp.

Có một số nguyên nhân gây ra lỗi nhảy trang trong Word:

1. Do phiên bản Word bạn đang sử dụng.
2. Do bạn sao chép bảng từ một nguồn khác và dán vào văn bản.
3. Đây là một lỗi phổ biến khi sử dụng bảng trong việc soạn thảo văn bản trong Word.

Để khắc phục lỗi này, bạn có thể thực hiện các bước sau: Mở file Word bị gặp lỗi nhảy trang, chọn thẻ Home, điều hướng đến phần Paragraph, nhấp vào mũi tên hướng xuống, chọn tab Line and Page Breaks trong cửa sổ hiển thị. Sau đó, bỏ chọn các ô trong phần Pagination (tổng cộng 4 ô), và nhấn OK để sửa lỗi nhảy trang trong Word.

Sửa lỗi bảng (table) trong Word tự động nhảy trang

Lỗi không bôi đen được văn bản

Có thể lỗi không thể bôi đen đoạn văn bản trong Word là do Unikey được chạy dưới quyền Administrator hoặc trong chế độ Run as Administrator. Khi Unikey chạy như vậy, bạn sẽ không thể sử dụng chuột để chọn văn bản, mà chỉ có thể nhấp đúp chuột trái để chọn văn bản hoặc chọn ngoài lề của văn bản.

Để khắc phục lỗi này, bạn có thể thực hiện các bước sau: Thoát Unikey từ thanh hệ thống, chuột phải vào tệp Unikey.exe, chọn Properties, sau đó chọn Compatibility. Bỏ chọn Run this program as an administrator và nhấn OK để sửa lỗi không thể bôi đen được trong Word.

Sửa lỗi không bôi đen được văn bản bằng Unikey

Bảng trong Word bị tràn ra khỏi lề

Lỗi này thường xảy ra khi bạn sao chép một bảng từ nguồn khác và dán vào tài liệu Word, và kích thước của bảng sao chép lớn hơn kích thước khổ giấy.

Để khắc phục lỗi này, bạn có thể sử dụng tính năng AutoFit trong Word như sau: Chọn toàn bộ bảng bị lỗi > Nhấp vào thẻ Layout > Chọn AutoFit > Chọn AutoFit Window để điều chỉnh kích thước của bảng sao cho vừa với khổ giấy trong tài liệu Word đang mở.

Sửa lỗi bảng bị tràn ra khỏi lề trong Word bằng lênh AutoFit

Chuyển đổi đơn vị từ Inch sang Cm để dễ thao tác

Mặc dù đơn vị đo mặc định trong MS Word là "inch", tuy nhiên ở Việt Nam chúng ta thường sử dụng đơn vị "cm" thay vì "inch". Thậm chí, trong các quy định văn bản của nhà nước cũng sử dụng đơn vị "cm". Do đó, khi soạn thảo văn bản, chúng ta nên chuyển đổi đơn vị đo trong Word sang "cm".

Dưới đây là cách thực hiện nhanh:

1. Nhấp vào File > Chọn Options.
2. Chọn mục Advanced > Cuộn xuống phần Display.
3. Tại mục Show measurement in units of, nhấp vào danh sách thả xuống và chọn Centimeters.
4. Nhấp OK để hoàn thành.

Sau khi thực hiện các bước trên, hãy lưu tài liệu đang soạn thảo và khởi động lại Word để cài đặt có hiệu lực cho các lần soạn thảo tiếp theo.

Để thực hiện chi tiết, làm theo các bước sau:

Bước 1: Mở file Word.

Bước 2: Nhấp vào tab File.

Mở file Word > Nhấn vào tab File

Bước 3: Chọn Options.

Chọn Options

Bước 4: Trong cửa sổ Options, nhấp vào mục Advanced.

Bước 5: Cuộn xuống phần Display.

Bước 6: Tại mục Show measurement in units of, nhấp vào danh sách thả xuống và chọn Centimeters.

Bước 7: Nhấp OK để hoàn thành.

Chọn định dạng Centimeters trong Word

Bước 8: Lưu tài liệu đang soạn thảo và khởi động lại Word để cài đặt có hiệu lực cho các lần soạn thảo tiếp theo.

Lỗi khi đánh, gõ chữ trong Word

Lỗi khi gõ chữ "i" chuyển thành chữ "I"

Trong quá trình soạn thảo văn bản, bạn có thể gặp vấn đề khi gõ chữ "i" và nó tự đổi thành chữ "I". Đây là tình huống thường xảy ra đối với người dùng Unikey, do tính năng tự động sửa lỗi thông minh của Word và bàn phím máy tính được thiết kế theo bảng chữ cái tiếng Anh.

Để khắc phục vấn đề này, bạn có thể thực hiện các bước sau:

Bước 1: Nhấn vào Tab File.

Mở file Word > Nhấn vào tab File

Bước 2: Chọn Options.

Chọn Options

Bước 3: Trong hộp thoại Word Options, chọn Proofing.

Bước 4: Đi đến mục AutoCorrect Options và nhấn vào AutoCorrect Options...

Đi đến mục AutoCorrect Options > Nhấn vào AutoCorrect Options...

Bước 5: Trong hộp thoại Autocorrect, hủy tích ở dòng "Capitalize first Letter of Sentence".

Bước 6: Nhấn OK để hoàn tất.

Bỏ tích ở dòng ở dòng Capitalize first Letter of Sentence > Nhấn OK.

Điều này sẽ giúp bạn khắc phục vấn đề khi chữ "i" tự đổi thành chữ "I" trong quá trình soạn thảo văn bản trên Word.

Một phương án:

Gợi ý: Bạn cũng có thể xóa từ "i" khỏi danh sách AutoCorrect trong MS Word bằng cách thực hiện các bước sau đây:

Cách nhanh:

• Nhấn File > Chọn Options > Nhấn Proofing > Ở mục AutoCorrect Options, nhấn AutoCorrect Options... > Trong hộp thoại AutoCorrect, tìm bảng Replace - With > Di chuyển xuống và chọn dòng "i" được thay thế bằng "I" > Nhấn Delete > Nhấn OK.

Cách chi tiết:

Bước 1: Mở file Word > Nhấn tab File.

Mở file Word > Nhấn vào tab File.

Bước 2: Chọn Options.

Chọn Options

Bước 3: Trong hộp thoại Word Options > Nhấn Proofing > Đi đến mục AutoCorrect Options > Nhấn AutoCorrect Options...

Đi đến mục AutoCorrect Options > Nhấn vào AutoCorrect Options...

Bước 4: Trong hộp thoại AutoCorrect > Tìm bảng Replace - With > Di chuyển xuống và chọn dòng "i" được thay thế bằng "I" > Nhấn Delete > Nhấn OK.

Word

Lỗi khoảng trống 1 chữ khi gõ tiếng Việt

Khi soạn thảo và nhập liệu văn bản trong Word, để đánh dấu các từ trong tiếng Việt, bạn có thể sử dụng các công cụ gõ tiếng Việt như Unikey và Vietkey. Đôi khi, trong một số trường hợp, từ tiếng Việt đã có dấu tự động bị phân tách và tạo ra một khoảng trắng giữa hai từ. Nguyên nhân có thể do sự cố khi bạn sao chép và dán một đoạn văn bản hoặc cũng có thể là do nguyên nhân tự nhiên.

Để khắc phục vấn đề này, bạn chỉ cần tắt chế độ sao chép và dán thông minh trong Word:

1. Nhấp vào File > Chọn Options.
2. Nhấp vào mục Advanced.
3. Di chuyển đến phần Cut, copy and paste.
4. Trong mục Use smart cut and paste, nhấp vào Settings.
5. Trong hộp thoại Setting, hủy chọn Adjust sentence and word spacing automatically.
6. Nhấp OK để áp dụng các thay đổi và sửa lỗi cách chữ trong Word.

Hiện tượng cách chữ khi gõ tiếng Việt có dấu

Chữ hoa đầu dòng là nguyên âm có dấu tiếng việt bị thụt xuống

Khi bạn muốn viết một từ ở đầu câu, có dấu và là nguyên âm (như: i, y, ư, u, ê, ơ, ô, e, a, o,..), để tránh bị thụt xuống, bạn có thể thực hiện các bước sau:

Bước 1: Mở tệp Word.

Bước 2: Nhấp vào tab File.

Mở file Word > Nhấn vào tab File

Bước 3: Chọn Options.

Chọn Options

Bước 4: Trong hộp thoại Word Options, điều hướng đến mục Proofing.

Bước 5: Nhấp vào AutoCorrect Options.

Đi đến mục AutoCorrect Options > Nhấn vào AutoCorrect Options...

Bước 6: Trong hộp thoại AutoCorrect, hủy chọn tùy chọn "Correct Two Intial Capital".

Bước 7: Nhấp OK để áp dụng thay đổi.

Bỏ tích ở dòng Correct Two Intial Capital > Nhấn OK

Khi viết chữ tiếng Việt bị lệch dấu trên kí tự chữ hoa

Khi viết chữ in hoa trong Word, việc lệch dấu là không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, bạn có thể dễ dàng khắc phục lỗi này bằng cách sau:

1. Chọn tab File.
2. Chọn Options.
3. Điều hướng đến mục Proofing.
4. Nhấp vào AutoCorrect Options.
5. Một hộp thoại sẽ hiện lên.
6. Chuyển đến tab AutoCorrect.
7. Hủy chọn mục "Correct Two initial Caption".
8. Nhấn OK để sửa lỗi lệch dấu khi viết chữ in hoa trong tiếng Việt.

Sửa lỗi khi viết chữ tiếng Việt bị lệch dấu trên kí tự chữ hoa

Văn bản trong Word bị lỗi font

Lỗi này thường xảy ra khi bạn tải tài liệu từ internet hoặc sao chép dữ liệu từ một máy tính khác, do sự khác nhau về bộ font sử dụng hoặc sự trục trặc trong quá trình tải về, gây lỗi font trong văn bản. Tuy nhiên, khắc phục lỗi này rất đơn giản.

Bạn có thể sửa lỗi font trong Word bằng cách sử dụng Unikey, hoặc bạn cũng có thể bổ sung thêm nhiều bộ font mới để đảm bảo phù hợp khi sử dụng các tài liệu từ mạng hoặc máy tính khác trong tương lai.

Chữ trong Word bị dính lại với nhau khi gõ

Lỗi dính chữ trong Word xảy ra khi mở một tập tin Word, trong đó các ký tự và chữ được liên kết với nhau mà không có khoảng trắng. Đây là một vấn đề thường xuyên xảy ra khi mở tập tin, nhưng không xảy ra khi soạn thảo trên một tài liệu Word mới.

Có một số nguyên nhân gây ra lỗi dính chữ trong Word mà chúng ta thường gặp như sau:

1. Xung đột phiên bản: Khi sử dụng phiên bản cũ của Word để mở một tập tin Word mới.
2. Sao chép từ các phần mềm khác: Sao chép dữ liệu từ các phần mềm khác như PDF, PowerPoint, Excel, v.v.
3. Mở các văn bản từ phần mềm khác bằng Word.

Sửa lỗi chữ trong Word bị dính lại với nhau khi gõ

Lỗi bị khóa không đánh được chữ trong Word

Lỗi này xảy ra không thường xuyên, nhưng khắc phục lại khá khó. Có hai nguyên nhân chính dẫn đến lỗi không thể chỉnh sửa chữ trong Word: việc sử dụng bộ Office không có bản quyền và thiết lập file Word không cho phép chỉnh sửa nội dung.

Để sửa lỗi này một cách nhanh chóng, bạn có thể thực hiện theo cách sau: mỗi khi mở file Word, nhấp vào nút "Enable Editing" để có thể thao tác trên tài liệu.

Nhấn vào Enable Editing để sửa lỗi bị khóa không đánh được chữ trong Word

Tuy nhiên, đôi khi trong một số tình huống, nút "Enable Editing" không hiển thị, vì vậy bạn cần tìm cách khác để có thể chỉnh sửa nội dung trong Word.

Khoảng cách giữa từng hàng chữ cách xa nhau

Lỗi dòng bị cách xa trong Word là một tình huống phổ biến khi thực hiện soạn thảo văn bản trong Word. Có những nguyên nhân chính gây ra lỗi này:

1. Khoảng cách dòng mặc định quá lớn, tạo khoảng cách xa giữa các dòng.
2. Thay đổi cài đặt khoảng cách dòng một cách không cố ý.
3. Sao chép văn bản từ một trang hoặc một file Word khác có định dạng khoảng cách dòng lớn.

Để nhanh chóng sửa lỗi dòng bị cách xa trong Word (phiên bản 2013, 2016, v.v.), bạn có thể thực hiện các bước sau:

1. Bôi đen đoạn văn bản bị cách xa.
2. Truy cập vào tab Home.
3. Chọn mục Paragraph trong phần điều khiển.
4. Chọn Line & Paragraph Spacing.

Chọn lại khoảng cách phù hợp để sửa lỗi dòng bị cách xa.

Dưới đây là danh sách 22 lỗi phổ biến và cách khắc phục chi tiết cho từng lỗi. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, hãy để lại bình luận dưới đây. Hy vọng bài viết này sẽ hữu ích cho bạn và chúc bạn thành công!