Hướng dẫn sử dụng hàm SMALL trong Microsoft Excel tìm giá trị nhỏ nhất có ví dụ dễ...

Trong Excel, hàm SMALL được sử dụng để tìm giá trị nhỏ thứ (k) trong một tập dữ liệu. Nếu bạn chưa biết cách sử dụng hàm này, hãy đọc bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về cách thực hiện.

Hàm SMALL là gì? Ứng dụng của hàm SMALL trong Excel

Hàm SMALL trong Excel được sử dụng để tìm và trả về giá trị nhỏ thứ k trong một tập dữ liệu.

Hàm SMALL có các ứng dụng sau trong Excel:

• Tìm nhanh giá trị nhỏ thứ k trong một tập dữ liệu lớn.
• Kết hợp với các hàm khác trong Excel để thực hiện các tác vụ phức tạp hơn.
• Giúp tăng tính chuyên nghiệp trong các hoạt động liên quan đến Excel.

Cách sử dụng hàm SMALL trong Excel

Cú pháp hàm

Cú pháp hàm: =SMALL(danh_sách_dữ_liệu, k)

Trong đó:

• Array: là vùng dữ liệu chứa các giá trị cần tìm kiếm.
• K: là thứ hạng của giá trị cần tìm kiếm trong danh_sách_dữ_liệu, tính từ giá trị nhỏ nhất. Ví dụ, nếu k = 1, hàm sẽ trả về giá trị nhỏ nhất.

Cách sử dụng

Ví dụ 1: Tìm giá trị lớn nhất, nhỏ nhất và nhỏ thứ 3 trong bảng số sau đây.

Bước 1: Nhập công thức =SMALL(B4:B15,12) vào ô tham chiếu kết quả.

Ví dụ minh họa hàm SMALL

Bước 2: Lặp lại bước 1 với k=1 để tìm giá trị nhỏ nhất và k=3 để tìm giá trị nhỏ thứ 3. Nhấn Enter để hiển thị kết quả.

Nhập hàm tương tự và nhấn phím Enter để hiển thị các kết quả

Bước 3: Để định dạng kết quả hiển thị đơn vị USD, bôi đen các ô kết quả và chọn định dạng "Accouting Number Format" trên thanh công cụ.

Chọn Accouting Number Format và lựa chọn đơn vị USD

Bước 4: Nhấn Enter để hiển thị kết quả.

Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả

Ví dụ 2: sử dụng hàm SMALL dưới đây để tính tổng N giá trị dưới cùng trong một bảng dữ liệu.

Bước 1: Gõ hàm =SUMPRODUCT(SMALL(B4:B15,{1,2,3})) vào ô kết quả.

Giải thích:

Hàm SUMPRODUCT sẽ tính tổng các giá trị bên trong hàm SMALL. Hàm SMALL sẽ trả về giá trị nhỏ thứ 1, nhỏ thứ 2 và nhỏ thứ 3 trong vùng dữ liệu B4:B15.

Ví dụ hàm SMALL kết hợp hàm SUMPRODUCT để tính tổng

Bước 2: Bấm Enter để xem kết quả.

Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả

Ví dụ 3: Sử dụng hàm SMALL kết hợp INDEX để truy xuất các giá trị nhỏ nhất trong bảng dữ liệu.

Bước 1: Nhập công thức =INDEX(A4:B15, MATCH(SMALL(B4:B15, 1), B4:B15, 0),1) vào ô kết quả.

Giải thích hàm:

• Hàm SMALL sẽ trả về giá trị nhỏ nhất trong một tập dữ liệu.
• Hàm INDEX sẽ truy xuất giá trị tại vị trí cột và hàng được chỉ định.
• Hàm MATCH sẽ trả về vị trí của giá trị nhỏ nhất trong tập dữ liệu.
• Với kết hợp của các hàm này, ta có thể truy xuất giá trị tại hàng có giá trị nhỏ nhất trong cột và cột tương ứng.

Ví dụ sử dụng hàm SMALL kết hợp hàm INDEX và hàm MATCH

Bước 2: Nhập công thức tương tự như ở bước 1 với tham số k=12 để truy xuất giá trị tại hàng có giá trị lớn nhất trong cột và cột tương ứng, sau đó nhấn Enter để hiển thị kết quả.

Nhập hàm tương tự với k=12 và nhấn phím Enter để hiển thị các kết quả

Ví Dụ 4: Sắp xếp các số theo thứ tự tăng dần bằng cách kết hợp 2 hàm SMALL và ROW.

Bước 1: Nhập công thức =SMALL($B$4:$B$15,ROWS($B$4:B4)) vào ô kết quả. Giải thích công thức:

• $B$4:$B$15 là phạm vi cố định bằng cách nhấn phím F4 sau khi chọn phạm vi.
• Hàm ROWS được sử dụng để đếm số hàng, cố định ô đầu tiên $B$4 để đếm số hàng tăng dần.

Ví dụ sử dụng hàm SMALL kết hợp hàm ROWS

Bước 2: Nhấn Enter và kéo chuột để hiển thị các kết quả còn lại.

Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả

Công thức SMALL cho ngày và giờ trong Excel

Ví dụ 1: Để tìm ngày xa nhất hoặc khoảng thời gian ngắn nhất, ta sử dụng hàm SMALL.

Bước 1: Gõ hàm=SMALL($B$4:$B$11, 1) vào ô kết quả. Lưu ý: Vùng dữ liệu $B$4:$B$11 được cố định bằng cách sử dụng ký hiệu $ để tránh thay đổi khi kéo công thức.

Nhập hàm=SMALL($B$4:$B$11, 1) vào ô tham chiếu kết quả.

Bước 2: Nhấn Enter và định dạng ô kết quả để hiển thị ngày hoặc khoảng thời gian.

Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả

Ghi chú: Ta cũng có thể sử dụng cách này để tìm khoảng thời gian ngắn nhất.

Ví dụ 2: Tìm ngày gần nhất trước một ngày cụ thể

Bước 1: Sử dụng hàm =SMALL(B4:B11,COUNTIF(B4:B11,"<"&"20 5/2021"))="">để tìm ngày gần nhất trước ngày 20/5/2021. Bạn có thể thay đổi ngày cụ thể trong phần COUNTIF để tìm kiếm ngày gần nhất trước một ngày khác.

Ví dụ hàm SMALL kết hợp hàm COUNTIF

Bước 2: Nhấn Enter và định dạng lại ô kết quả để hiển thị ngày tìm được.

Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả

Ví dụ 3: Tìm ngày gần nhất trước ngày hôm nay

Bước 1: Sử dụng hàm =SMALL(B4:B11, COUNTIF(B4:B11, "<"&today()))>để tìm ngày gần nhất trước ngày hôm nay.

Nhập hàm theo cú pháp

Bước 2: Nhấn Enter và định dạng lại ô kết quả để hiển thị ngày tìm được.

Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả

Cách đánh dấu các giá trị dưới cùng trong Excel bằng hàm SMALL

Có thể sử dụng công cụ Top/Bottom hoặc hàm SMALL để đánh dấu các giá trị dưới cùng trong Excel. Bạn có thể thực hiện các bước sau:

Hướng dẫn nhanh

1. Bôi chọn vùng dữ liệu cần đánh dấu.
2. Chọn Conditional Formatting trên thanh công cụ.
3. Chọn New Rule và chọn Use a formula to determine which cells to format.
4. Nhập công thức hàm SMALL vào ô Format values where this formula is true, ví dụ như =B4<=small($b$4:$b$15,3)>.
5. Chọn định dạng muốn áp dụng và nhấn OK.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Bôi chọn vùng dữ liệu cần đánh dấu, sau đó chọn Conditional Formatting trên thanh công cụ. Tiếp theo, chọn New Rule để mở bảng New Formatting Rule.

Các bước đánh dấu các giá trị dưới

Bước 2: Trong bảng New Formatting Rule, chọn Use a formula to determine which cells to format, sau đó nhập công thức hàm SMALL vào ô Format values where this formula is true. Ví dụ, để đánh dấu các giá trị dưới cùng thứ 3, bạn có thể nhập =B4<=small($b$4:$b$15,3)>.

Các bước đánh dấu các giá trị dưới

Bước 3: Sau khi nhập công thức, chọn Format để chọn định dạng mà bạn muốn áp dụng cho các giá trị đánh dấu. Bạn có thể chọn màu sắc, kiểu nền, và kiểu chữ viết hoa, viết thường, in đậm, in nghiêng, gạch chân, gạch ngang. Sau khi đã chọn định dạng, nhấn OK để áp dụng.

Kết quả sau khi bạn hoàn thành các bước trên sẽ được hiển thị như hình.

Kết quả.

Các lỗi thường gặp khi sử dụng hàm SMALL

Hàm SMALL là một hàm khá dễ sử dụng, tuy nhiên khi sử dụng có thể xảy ra lỗi #NUM!

Nguyên nhân gây lỗi có thể là:

• Vùng dữ liệu array không có giá trị nào hoặc không chứa giá trị số.
• Tham số k được cung cấp không hợp lệ, ví dụ như k nhỏ hơn 0 hoặc lớn hơn số lượng giá trị trong vùng array.

Vậy đây là cách sử dụng hàm SMALL trong Excel. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho công việc và học tập của bạn. Nếu bạn có bất kỳ ý kiến hay góp ý nào, hãy để lại bình luận phía dưới và đừng quên chia sẻ nếu thấy nó hữu ích.