Hướng dẫn sử dụng công cụ Flash Fill trong Microsoft Excel cực chi tiết

Excel là một phần mềm mạnh mẽ với nhiều tính năng đa dạng và tiện lợi cho người dùng. Trong số đó, Flash Fill là một tính năng nổi bật, cung cấp công cụ tự động xử lý văn bản. Nếu bạn muốn tìm hiểu cách sử dụng Flash Fill trong Excel, hãy tiếp tục đọc bài viết dưới đây để có thông tin chi tiết.

Flash Fill là gì? Lợi ích của việc sử dụng Flash Fill trong Excel

Flash Fill trong Excel là một công cụ cực kỳ hữu ích và tiện lợi trong quá trình sử dụng. Nó cho phép bạn thực hiện các thao tác lặp lại một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Không chỉ đơn thuần lặp lại các thao tác đã thực hiện, Flash Fill còn hiểu và nhận biết chính xác những thay đổi bạn đã áp dụng. Sau đó, nó tự động áp dụng các thay đổi tương tự cho các dữ liệu tiếp theo, giúp tiết kiệm thời gian và công sức của bạn.

Ngoài ra, Flash Fill còn hỗ trợ bạn trong nhiều tình huống khác, bao gồm:

• Xử lý dữ liệu dài và phức tạp.
• Xử lý chuỗi dữ liệu với độ dài và kích thước khác nhau.
• Tách riêng số, chữ, ngày, tháng, năm từ các văn bản tự động.

Với những tính năng đa dạng và linh hoạt như vậy, Flash Fill sẽ là một trợ thủ đắc lực giúp bạn tối ưu hóa công việc và đạt hiệu suất cao hơn trong việc xử lý dữ liệu trong Excel.

Các chức năng của Flash Fill trong Excel

Tách họ/ tên đệm/ tên tự động

Trong chức năng này, chúng ta sẽ sử dụng Flash Fill để tách Họ và Tên của các nhân viên từ bảng dữ liệu dưới đây thành ba cột riêng biệt: Họ, Tên đệm và Tên một cách tự động.

Ví dụ

Bước 1: Đầu tiên, nhập thông tin Họ, Tên đệm và Tên của nhân viên đầu tiên vào ba cột như được hiển thị trong hình bên dưới.

Đầu tiên mình nhập Họ, Tên đệm và Tên của nhân viên đầu tiên vào 3 cột

Bước 2: Chọn ô chứa thông tin Họ đã được tách > Truy cập thẻ Data > Di chuột đến phần Công cụ Dữ liệu > Chọn Flash Fill để tự động điền dữ liệu.

Click chọn ô Họ vừa được tách > Chọn thẻ Data > Đi đến phần Data Tools > Chọn Flash Fill để tự động điền dữ liệu

Bước 3: Excel sẽ tự động tách các thông tin Họ cho các ô còn lại bên dưới và bạn chỉ cần lặp lại thao tác trên cho cột Tên đệm và Tên. Khi đó, bạn đã thành công trong việc tách Họ và Tên thành ba cột một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Kết quả

Gộp họ/ tên đệm/ tên thành một

Trái ngược với ví dụ trước, ở ví dụ này chúng ta sẽ thực hiện việc ghép 3 cột Họ, Tên đệm và Tên thành một cột duy nhất với Họ và tên đầy đủ.

Ví dụ

Bước 1: Tại ô nơi bạn muốn nhập tên nhân viên đầu tiên, nhập đầy đủ Họ và tên như được minh họa trong hình.

Ở ô cần nhập tên nhân viên đầu tiên > Mình nhập đầy đủ Họ và tên

Bước 2: Chọn ô chứa thông tin Họ và tên đã được ghép > Truy cập thẻ Data > Di chuột đến phần Công cụ Dữ liệu > Chọn Flash Fill để tự động điền dữ liệu.

Click chọn ô Họ và tên vừa được gộp > Chọn thẻ Data > Đi đến phần Data Tools > Chọn Flash Fill để tự động điền dữ liệu

Bước 3: Excel sẽ tự động hiểu và ghép Họ và tên ở tất cả các ô còn lại trong bảng dữ liệu.

Kết quả

Tách số trong một chuỗi văn bản

Trong trường hợp bạn có một dãy dữ liệu chứa chữ và số xen kẽ, bạn cũng có thể sử dụng Flash Fill để tách số ra khỏi chuỗi dữ liệu đó một cách dễ dàng.

Ví dụ: Bạn có một bảng dữ liệu với sự xen kẽ của chữ và số như được hiển thị trong hình bên dưới.

Ví dụ

Trong ví dụ này, các số giữa các chữ không được phân bố đều, vì vậy nếu bạn tách chúng bằng cách thủ công hoặc sử dụng các hàm như MID và LEN, điều đó sẽ tốn nhiều công sức và thời gian. Cách nhanh nhất là sử dụng Flash Fill.

Bước 1: Nhập số đầu tiên mà bạn muốn tách vào ô "Mã số" như được minh họa trong hình.

Nhập số đầu tiên cần tách ở dữ liệu đầu tiên ra ô Mã số như trong hình

Bước 2: Chọn ô "Mã số" vừa được nhập > Truy cập thẻ Data > Di chuột đến phần Công cụ Dữ liệu > Chọn Flash Fill để tự động điền dữ liệu.

Click chọn ô Mã số vừa được nhập > Chọn thẻ Data > Đi đến phần Data Tools > Chọn Flash Fill để tự động điền dữ liệu

Bước 3: Kết quả sẽ cho bạn việc tách tất cả các số trong dãy dữ liệu dưới một cách nhanh chóng, ngay cả khi chúng không cùng độ dài hoặc số.

Kết quả

Dùng Flash Fill để tách ngày/ tháng/ năm

Ngoài việc áp dụng cho việc xử lý dữ liệu văn bản, Flash Fill cũng có thể được sử dụng để tách số từ các ngày, tháng, năm.

Ví dụ: Bạn có một bảng dữ liệu gồm các thông tin ngày, tháng, năm như được hiển thị trong hình bên dưới. Trong trường hợp này, bạn muốn tách phần năm ra từ các dữ liệu.

Ví dụ

Bước 1: Nhập số năm mà bạn muốn tách vào ô "Năm" bên cạnh như được minh họa trong hình.

Nhập số năm cần tách ở dữ liệu đầu tiên ra ô Năm bên cạnh như trong hình

Bước 2: Chọn ô "Năm" vừa được tách > Truy cập thẻ Data > Di chuột đến phần Công cụ Dữ liệu > Chọn Flash Fill để tự động điền dữ liệu.

Click chọn ô Năm vừa được tách > Chọn thẻ Data > Đi đến phần Data Tools > Chọn Flash Fill để tự động điền dữ liệu

Bước 3: Kết quả sẽ cho bạn việc tách tất cả các số năm từ bảng dữ liệu thành một cột riêng biệt, như được hiển thị trong hình. Quá đơn giản, phải không?

Kết quả

Tạo dãy Email tự động bằng Flash Fill trong Excel

Ngoài những ứng dụng trước đó, Flash Fill cũng có thể giúp bạn tạo ra một chuỗi Email tự động khi bạn đã có thông tin họ và tên của người sử dụng.

Bước 1: Nhập đúng cú pháp Email là Tên.Họ@hcm.edu.vn như được minh họa trong hình.

Nhập đúng cú pháp Email là Tên.Họ@hcm.edu.vn như trong hình

Bước 2: Chọn ô Email vừa được nhập > Truy cập thẻ Data > Di chuột đến phần Công cụ Dữ liệu > Chọn Flash Fill để tự động điền dữ liệu.

Click chọn ô Email vừa được nhập > Chọn thẻ Data > Đi đến phần Data Tools > Chọn Flash Fill để tự động điền dữ liệu

Bước 3: Kết quả sẽ cho bạn một chuỗi Email với cú pháp chính xác cho các ô còn lại trong bảng.

Kết quả

Những hạn chế của Flash Fill trong Excel

Flash Fill có thể hiểu nhầm ý của bạn

Chính xác, Flash Fill có thể là một công cụ hỗ trợ tuyệt vời, nhưng cũng có một số trường hợp mà Flash Fill không thể giải quyết, như ví dụ dưới đây.

Ví dụ: Mình có một chuỗi dữ liệu chứa thông tin gồm chữ cái và các số (bao gồm số nguyên và số thập phân). Mình muốn tách các số 130, 50, 26.2,... ra khỏi chuỗi văn bản này. Hãy xem cách Flash Fill hoạt động trong trường hợp này.

Ví dụ

Bước 1: Đầu tiên, mình nhập số từ chuỗi văn bản đầu tiên vào một ô như được thể hiện trong hình.

Đầu tiên mình cũng nhập số trong văn bản thứ nhất ra 1 ô

Bước 2: Chọn ô chứa số vừa nhập > Chọn thẻ Data > Truy cập phần Công cụ Dữ liệu > Chọn Flash Fill để tự động điền dữ liệu.

Click chọn ô Email vừa được nhập > Chọn thẻ Data > Đi đến phần Data Tools > Chọn Flash Fill để tự động điền dữ liệu

Bước 3: Kết quả xuất hiện sẽ không như mong đợi, vì dấu chấm (.) sẽ được Excel hiểu là một ký tự thay vì là một phần số, do đó các số phía trước dấu chấm sẽ bị xử lý không chính xác.

Kết quả hiện ra sẽ không như bạn mong đợi

Bước 4: Để khắc phục vấn đề này, bạn chỉ cần thay đổi ô B4 thành 26.2, và Excel sẽ tự động hiểu và cập nhật các dữ liệu bên dưới theo yêu cầu chính xác.

Kết quả sau khi đã khắc phục

Flash Fill không thể tự động thay đổi dữ liệu

Công cụ Flash Fill trả về kết quả cố định cho mọi trường hợp, với định dạng dữ liệu là văn bản. Kết quả này sẽ không thay đổi nếu bạn thay đổi dữ liệu ban đầu và thực hiện Flash Fill một lần nữa. Vì vậy, công cụ này nên được sử dụng cho các loại dữ liệu có mẫu cố định.

Như trong ví dụ dưới đây, mặc dù tôi đã thay đổi một số trong dữ liệu, phần được tách bằng Flash Fill vẫn không thay đổi.

Flash Fill không thể tự động thay đổi dữ liệu

Vậy là đã hết bài hướng dẫn về cách sử dụng Flash Fill trong Excel một cách chi tiết và đơn giản. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào, hãy để lại nhận xét của bạn ở phần bình luận phía dưới. Hy vọng rằng bài viết này đã mang lại giá trị và hữu ích cho bạn. Chúc bạn thành công trong việc sử dụng Flash Fill!