Thủ thuật

Hướng dẫn cách kết hợp hàm IMPORTRANGE với IF trong Google Sheet dễ dàng và nhanh chóng

Trương Nguyễn Anh Thư

10-05-2023, 5:49 pm

Hàm IMPORTRANGE là một hàm hỗ trợ người dùng có thể lấy dữ liệu từ một hay nhiều các trang tính khác nhau. Vậy các bạn sẽ làm được những gì khi kết hợp hàm IMPORTRANGE với hàm IF trong Google Sheet. Hãy mở ngay laptop cùng theo dõi và làm theo các ví dụ trong bài dưới đây để có câu trả lời nhé!

Hướng dẫn cách sử dụng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet chi tiết

Hàm IMPORTRANGE là gì?

Hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet là một hàm giúp cho các bạn trích xuất dữ liệu từ nhiều bảng tính khác nhau mang vào bảng tính của các bạn một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Cách sử dụng hàm IMPORTRANGE

Công thức là: =IMPORTRANGE(spreadsheet_url; chuỗi_dải_ô)

Trong đó:

- Spreadsheet_url: chính là đường link liên kết của các file bảng tính mà các bạn muốn trích xuất dữ liệu.

- Chuỗi_dải_ô: chính là dải ô được xác định sẽ lấy dữ liệu ra. Sẽ được viết theo tên bảng tính khi lấy dữ liệu, theo sau là “!” và phạm vi của các ô mà bạn muốn lấy dữ liệu (ví dụ: "Sheet1!A1:B5").

Ví dụ minh họa: Hãy dùng hàm IMPORTRANGE để truy xuất dữ liệu từ Trang tính1.

Công thức:

Trích dữ liệu từ Trang tính1 bằng hàm IMPORTRANGE như hình trên

Hướng dẫn cách sử dụng hàm IF trong Google Sheet chi tiết, hiệu quả

Hàm IF là gì?

Hàm IF là một hàm cho phép bạn so sánh các giá trị với nhau và đưa ra một trong hai kết quả, là kết quả đầu tiên nếu là biểu thức đúng, là kết quả thứ hai nếu là biểu thức sai.

Cách sử dụng hàm IF

Công thức là:=IF(biểu_thức_logic; giá_trị_nếu_đúng; giá_trị_nếu_sai)

Trong đó:

- biểu_thức_logic: Là biểu thức bạn so sánh. Và điều kiện nếu biểu thức đó xảy ra.

- giá_trị_nếu_đúng: sẽ trả về giá trị nếu là biểu_thức_logic đúng.

- giá_trị_nếu_sai: sẽ trả về giá trị nếu là biểu_thức_logic sai.

Ví dụ minh họa: Cho bảng gồm các dữ liệu sau, bạn hãy sử dụng hàm IF để điền trạng thái đậu hoặc rớt cho từng học sinh. Khi biết điểm TB lớn hơn hoặc bằng 5 là đậu, còn nhỏ hơn 5 là rớt.

Công thức là: =IF(F3>=5;"Đậu";"Rớt")

Giải thích: Nếu F2 mà lớn hơn hoặc bằng 5 thì sẽ trả về chuỗi ký tự là "Đậu", và ngược lại thì sẽ trả về "Rớt".

Dùng hàm IF để điền trạng thái đậu hoặc rớt cho từng học sinh như hình trên

Hướng dẫn cách kết hợp hàm IMPORTRANGE và hàm IF trong Google Sheet chi tiết

Công thức:

=IF(biểu_thức_logic;IMPORTRANGE(spreadsheet_url; chuỗi_dải_ô);giá_trị_nếu_sai)

Trong đó:

- biểu_thức_logic: là biểu thức bạn so sánh. Khi điều kiện nếu biểu thức đó xảy ra.

- IMPORTRANGE(spreadsheet_url; chuỗi_dải_ô) là giá_trị_nếu_đúng: sẽ trả về giá trị nếu là biểu_thức_logic đúng.

- giá_trị_nếu_sai: sẽ trả về giá trị nếu là biểu_thức_logic sai.

Ví dụ minh họa: Nếu ô A1=“Lấy” thì sẽ truy xuất dữ liệu của dãy ô A:H trong sheet Table1, và ngược lại thì sẽ xuất câu “Không truy vấn được”.

Công thức:

=IF(A1="Lấy";IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1t2RfqGumP7EPYNOXZZ89VhzFLINuiSsxNm29-2M38IE/edit#gid=1306737300";"Table1!A:H");"Không truy vấn được")

Ví dụ khi kết hợp hàm IMPORTRANGE và hàm IF trong Google Sheet như hình trên

Một số ví dụ cơ bản về sự kết hợp giữa hàm IMPORTRANGE và hàm IF

Để kéo dữ liệu từ file khác và lọc theo các điều kiện ngày, tháng, năm

Kết hợp hàm IMPORTRANGE và hàm IF sẽ kéo dữ liệu từ dãy ô A:H trong sheet Table1 vào trong sheet Lọc ngày, tháng, năm. Nếu ô A1 ở sheet Lọc ngày, tháng, năm có giá trị là “12/10/1999” thì sẽ truy xuất dữ liệu, và ngược lại thì sẽ xuất câu “Không truy vấn được”.

Công thức:

=IF(A1=DATEVALUE("1999-10-12");IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1t2RfqGumP7EPYNOXZZ89VhzFLINuiSsxNm29-2M38IE/edit#gid=1306737300";"Table1!A:H");"Không truy vấn được")

Kéo dữ liệu từ file khác và lọc theo điều kiện ngày, tháng, năm như hình trên

Để kéo dữ liệu từ file khác và lọc theo điều kiện so sánh chữ

Kết hợp hàm IMPORTRANGE và hàm IF để kéo dữ liệu từ dãy ô A:H trong sheet Table1 vào trong sheet Lọc chữ. Nếu ô A1 ở sheet Lọc chữ có giá trị là “Lấy” thì sẽ truy xuất dữ liệu, và ngược lại thì sẽ xuất câu “Không truy vấn được”.

Công thức:

=IF(A1="Lấy";IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1t2RfqGumP7EPYNOXZZ89VhzFLINuiSsxNm29-2M38IE/edit#gid=1306737300";"Table1!A:H");"Không truy vấn được")

Kéo dữ liệu từ file khác và lọc theo điều kiện so sánh chữ như hình trên

Để kéo dữ liệu từ file khác và lọc theo điều kiện so sánh chữ

Công thức:

=IF(A1="Lấy";IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1t2RfqGumP7EPYNOXZZ89VhzFLINuiSsxNm29-2M38IE/edit#gid=1306737300";"Table1!A:H");"Không truy vấn được")

Kéo dữ liệu từ file khác và lọc theo điều kiện so sánh số như hình trên

Các lỗi thường gặp khi bạn kết hợp hàm IMPORTRANGE và hàm IF

Lỗi #N/A

Lỗi #N/A sẽ xảy ra khi hàm không thể tìm thấy dữ liệu cần tìm mà công thức yêu cầu, và công thức mà bạn sử dụng đang chứa đối tượng cần dò tìm, tham chiếu không có sẵn trong vùng dữ liệu cần tra cứu, vì thế dẫn tới không thể tính toán, và hoàn thành công thức được. Đây là lỗi thường xảy ra khi các bạn sử dụng các hàm dò tìm, tham chiếu.

Ví dụ: Lỗi #NA là do bạn chưa nhập địa chỉ URL của sheet khi truy xuất dữ liệu.

Cách khắc phục: Để sửa lỗi này bạn cần phải nhập đầy đủ địa chỉ file truy xuất dữ liệu.

Lỗi #REF!

Lỗi #REF! sẽ hiển thị khi công thức tham chiếu đến ô đó không hợp lệ. Lỗi này thường xảy ra nhất khi các ô được công thức truy xuất bị nhập nhầm.

Ví dụ: Dải ô được ở công thức chính là "Table1!" chỉ có tên bảng tính lấy dữ liệu và theo sau chính là “!” nhưng lại không có phạm vi của các ô mà bạn muốn lấy dữ liệu.

Cách khắc phục: hãy khắc phục bằng cách thêm phạm vi của các ô mà bạn muốn lấy dữ liệu thành "Table1!A:H".

Lỗi #ERROR

Lỗi này có nghĩa là Google Sheet không thể hiểu công thức mà bạn đã nhập vì nó không thể phân tích cú pháp công thức đó để thực thi.

Ví dụ: Hàm dưới đây đã bị thiếu dấu ";" sau số 15 nên sẽ xuất hiện lỗi #ERROR.

Cách khắc phục: Hãy khắc phục bằng cách thêm dấu ; vào đúng cú pháp sau

=IF(A1=15;IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1t2RfqGumP7EPYNOXZZ89VhzFLINuiSsxNm29-2M38IE/edit#gid=1306737300";"Table1!A:H");"Không truy vấn được")

Lỗi #VALUE

Lỗi #VALUE thường xuất hiện là do kiểu dữ liệu mà bạn muốn lấy không khớp với công thức hàm mà bạn đang nhập.

Ví dụ: dữ liệu hiện tại đang lấy chính là dạng văn bản

nhưng trong công thức của hàm lại có dấu trừ "-" nghĩa là đã lấy kiểu dữ liệu số, nên không thể xuất dữ liệu mà bạn cần và sẽ xuất hiện lỗi #VALUE.

Cách khắc phục: Bỏ đi dấu "-" trước công thức hàm.

Một số lưu ý cần thiết khi kết hợp hàm IMPORTRANGE và hàm IF

- Nếu các bạn muốn sử dụng văn bản trong công thức, các bạn cần phải đưa văn bản vào trong dấu ngoặc kép.

- Cần phải để địa chỉ url và chuỗi dải ô vào trong dấu ngoặc kép thì mới có thể kéo thành công các dữ liệu.

- Khi liên kết dữ liệu với bảng tính khác, các bạn cần phải nhấp vào ô Cho phép truy cập sau khi các bạn nhập công thức để dữ liệu xuất hiện.

Nhấn vào ô Cho phép truy cập như hình trên

Một số bài tập ví dụ cơ bản về kết hợp hàm IMPORTRANGE và hàm IF

Cho bảng dữ liệu về sinh viên tham gia xét công nhận tốt nghiệp ở trang tính Table1. Cần truy xuất ra thông tin của một số sinh viên để tham gia khảo sát của nhà trường. Có những yêu cầu như sau:

Câu 1: Hãy lấy toàn bộ dữ liệu của ít nhất 10 bạn sinh viên học ngành Ngôn ngữ Anh.

Công thức:

=IF(A2="Ngôn ngữ Anh";IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1t2RfqGumP7EPYNOXZZ89VhzFLINuiSsxNm29-2M38IE/edit#gid=1306737300";"Table1!C145:U154");"Không truy vấn được")

Giải thích: Nếu ô A2=“Ngôn ngữ Anh” thì sẽ truy xuất dữ liệu của dãy ô C145:U154 (có 10 bạn sinh viên học ngành Ngôn ngữ Anh) trong trang tính Table1, và ngược lại thì sẽ xuất câu “Không truy vấn được”.

Toàn bộ dữ liệu của 10 bạn sinh viên học ngành Ngôn ngữ Anh như hình trên

Câu 2: Hãy lấy dữ liệu đến cột Giới tính (cột K) của ít nhất 10 bạn sinh viên của ngành Kinh tế quốc tế.

Công thức:

=IF(A12="Kinh tế quốc tế";IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1t2RfqGumP7EPYNOXZZ89VhzFLINuiSsxNm29-2M38IE/edit#gid=1306737300";"Table1!C185:K195");"Không truy vấn được")

Giải thích: Nếu ô A12="Kinh tế quốc tế" thì sẽ truy xuất dữ liệu của dãy ô C185:K195 (dữ liệu sẽ lấy đến cột giới tính của 10 bạn sinh viên học ngành Kinh tế quốc tế) trong trang tính Table1, và ngược lại thì sẽ xuất câu “Không truy vấn được”.

Dữ liệu đến cột Giới tính (cột K) của 10 bạn sinh viên của ngành Kinh tế quốc tế như hình trên

Những câu hỏi thường gặp khi bạn kết hợp hàm IMPORTRANGE và hàm IF

Lợi ích khi thực hiện kết hợp hàm IMPORTRANGE và hàm IF?

Trả lời: Khi dữ liệu ở tại bảng tính nguồn thay đổi, dữ liệu sẽ được nhập khẩu bằng hàm kết hợp hàm IMPORTRANGE và hàm IF cũng sẽ được thay đổi theo một cách tương ứng, phù hợp. Giúp người dùng có thể trích lọc hoặc tạo ra báo cáo động một cách nhanh chóng hơn.

Tại sao mình viết công thức này thì kết quả lại là #ERROR?

=IF(A2="Ngôn ngữ Anh";IMPORTRANGE(https://docs.google.com/spreadsheets/d/1t2RfqGumP7EPYNOXZZ89VhzFLINuiSsxNm29-2M38IE/edit#gid=1306737300;Table1!C145:U154);"Không truy vấn được")

Trả lời: Công thức của bạn đang bị thiếu dấu ngoặc kép, bạn cần phải để dấu " " ở đầu và cuối url, chuỗi dải ô thì mới có thể kéo thành công được dữ liệu.

Làm thế nào để có thể nối các bảng dữ liệu vào cùng 1 sheet tổng?

Trả lời: Các bạn có thể dùng công thức dưới đây để kết nối các bảng vào một sheet tổng hợp.

={'Tên_bảng_tính1'!phạm_vi_ô_muốn_lấy_dữ_liệu1;'Tên_bảng_tính2'!Tên_bảng_tính2}

Vừa rồi là bài viết hướng dẫn cách kết hợp hàm IMPORTRANGE với IF trong Google Sheet đơn giản và hiệu quả, chúc các bạn sớm thực hiện thành công nhé!