Bật mí cách kết hợp hàm INDEX và hàm MATCH trong Google Sheet dễ dàng và nhanh chóng

Khi tiến hành tính toán với khối lượng dữ liệu lớn trong Google Sheet thì điều cần thiết để có thể thực hiện nhanh các công việc này đó chính là sử dụng hàm kết hợp để dữ liệu tự động được cập nhật khi có sự thay đổi trong dữ liệu. Vậy bạn có biết cách kết hợp hàm INDEX và hàm MATCH trong Google Sheet trên máy tính không? Nếu không thì ngay bây giờ hãy cùng chúng mình tìm hiểu ngay nhé!

Cách dùng hàm INDEX trong Google Sheet

Hàm INDEX là hàm gì?

Hàm INDEX trong Google Sheet là một hàm được dùng để lấy ra giá trị của một ô nằm trong mảng hay dải ô.

Cách sử dụng hàm INDEX trong Google Sheet 

Công thức của hàm:

=INDEX(tham_chiếu; [hàng]; [cột])

Trong đó:

+ tham_chiếu: Đây có thể là mảng, dải ô có chứa các giá trị mà bạn muốn lấy ra.

+ [hàng]: Biểu thị hàng trong mảng có giá trị trả về.

+ [cột]: Biểu thị số cột trong mảng có giá trị trả về.

Ví dụ minh họa về hàm INDEX

Cho bảng dữ liệu về thông tin điểm thi của học sinh như sau. Bạn hãy sử dụng hàm INDEX để tìm giá trị tổng điểm nằm ở hàng 2 cột 0 trong dải ô E2:E9. Kết quả trả về sẽ là 26.

=INDEX(E2:E9;2;0)

Ví dụ minh họa hàm INDEX như hình trên

Cách dùng hàm MATCH trong Google Sheet

Hàm MATCH là hàm gì?

Hàm MATCH trong Google Sheet là một hàm giúp tìm kiếm một giá trị xác định trước trong một phạm vi ô rồi trả về kết quả đúng với vị trí tương đối của giá trị trong phạm vi đó.

Cách sử dụng hàm MATCH trong Google Sheet 

Công thức của hàm:

= MATCH(khóa_tìm_kiếm; dải_ô; [loại_tìm_kiếm])

Trong đó:

+ khóa_tìm_kiếm: Biểu thị giá trị mà bạn muốn tìm kiếm.

+ dải_ô: Là một vùng dữ liệu mà bạn muốn xác định vị trí của khóa_tìm_kiếm. Và dải ô mà bạn chọn chỉ có thể có duy nhất một hàng hoặc  là một cột. Ví dụ như: A1:A10 hoặc A1:H1.

+ [loại_tìm_kiếm]: Đây là một phương thức tìm kiếm. Thường sẽ có 3 kiểu tìm kiếm lần lượt là -1; 0 và 1.

Ví dụ minh họa cho hàm MATCH:

Tương tự như bảng dữ liệu ở trên, bạn hãy sử dụng hàm MATCH để xác định vị trí của học sinh có tên Cao Thiên Kim trong dải ô A2:A9. Kết quả trả về sẽ là 2.

=MATCH(B12;A2:A9;0)

Ví dụ minh họa hàm MATCH như hình trên

Các cách để kết hợp hàm INDEX và hàm MATCH trong Google Sheet

Công thức của hàm:

=INDEX(tham_chiếu; MATCH(khóa_tìm_kiếm; dải_ô; [loại_tìm_kiếm]); [cột])

Trong đó:

+ tham_chiếu: Đây là mảng, dải ô có chứa giá trị mà bạn muốn lấy ra.

+ MATCH(khóa_tìm_kiếm; dải_ô; [loại_tìm_kiếm]): Giúp xác định vị trí hàng mà bạn muốn trả về dựa vào khóa_tìm_kiếm.

+ [cột]: Biểu thị số cột trong mảng có giá trị trả về.

Ví dụ minh họa cho hàm kết hợp:

Tiếp theo đây, chúng ta sẽ sử dụng hàm INDEX lồng với hàm MATCH để tìm kiếm tổng điểm của một học sinh cụ thể.

- Công thức của hàm:

=INDEX(E2:E9;MATCH(B12;A2:A9;0);0)

- Trong đó:

+ E2:E9: Biểu thị cột TỔNG ĐIỂM có chứa giá trị tổng điểm của học sinh mà bạn muốn lấy ra.

+ MATCH(B12;A2:A9;0): Biểu thị vị trí của học sinh trong dải ô A2:A9.

+ 0: Biểu thị số cột trong mảng chứa giá trị sẽ trả về.

Ví dụ hàm INDEX lồng hàm MATCH như hinh trên

Các lỗi thường gặp phải khi kết hợp hàm INDEX và hàm MATCH trong Google Sheet 

Lỗi #N/A

Lỗi #N/A xuất hiện do bạn đã nhập sai dải ô hoặc hàm không tìm thấy được giá trị.

Lỗi #REF

Lỗi #REF là một lỗi thường xuất hiện khi dải ô tham chiếu khai báo bị sai hoặc bị xóa.

Như ví dụ trong hình bên dưới, trong hàm INDEX đối số đầu tiên là tham chiếu nên bạn không cần bỏ vào dấu nháy kép.

Cách khắc phục: Để khắc phục lỗi này, bạn cần kiểm tra lại đối số tham chiếu trong công thức hàm xem đã nhập đúng không.

Lỗi #ERROR

Lỗi #ERROR xuất hiện khi bạn đã nhập sai cú pháp của hàm. 

Ví dụ: Trong công thức hàm bên dưới, hàm đã bị nhập sai dấu ngăn cách hai đối số 1 và 2 của hàm INDEX.

Cách khắc phục: Bạn cần sửa lại dấu phẩy (,) thành dấu chấm phẩy (;).

Lỗi #VALUE

Lỗi #VALUE thường xuất hiện khi bạn khai báo sai kiểu dữ liệu trong các đối số của hàm.

Ví dụ: Trong hàm INDEX bên dưới, đối số thứ hai là kiểu dữ liệu số nhưng trong hình lại khai báo thành kiểu dữ liệu văn bản (nằm trong dấu nháy kép).

Cách khắc phục: Bạn cần kiểm tra lại xem các đối số đã được nhập đúng kiểu dữ liệu hay chưa.

Một số lưu ý quan trọng khi kết hợp hàm INDEX và hàm MATCH trong Google Sheet 

- Hàm MATCH là hàm chỉ trả về kết quả là vị trí của giá trị đó chứ không trả về giá trị đó.

- Hàm INDEX và hàm MATCH không phân biệt được chữ hoa hay chữ thường khi bạn nhập. Ví dụ như: MATCH=match.

- Nếu hàm MATCH không thể tìm thấy giá trị chính xác nào thì hàm sẽ trả về lỗi #N/A.

- Nếu đối số cột hoặc hàng trong hàm INDEX bằng 0 thì mảng giá trị được trả về sẽ là một hàng hoặc là một cột.

Một số bài tập ví dụ về hàm kết hợp INDEX và hàm MATCH

Để giúp các bạn có thể nhớ lại cũng như vận dụng thành công những kiến thức về hàm kết hợp INDEX và hàm MATCH, sau đây chúng ta sẽ cùng nhau làm một vài bài tập ví dụ bạn nhé.

Cho bảng sau đây thể hiện dữ liệu quản lý lương nhân viên, bao gồm các trường như: Thông tin nhân viên (STT, MÃ NV, TÊN NV, CHỨC VỤ, PHÒNG BAN) và lương nhân viên từ tháng 1-12.

Bảng dữ liệu quản lý lương nhân viên như hình trên

Bài tập 1: Bạn hãy tìm Tên NV, Chức vụ, Phòng ban theo Mã NV.

- Với yêu cầu tìm tên NV theo Mã NV:

=INDEX(C3:C13;MATCH(C17;$B$3:$B$13;0))

Giải thích:

+ C3:C13: Là cột TÊN NV có chứa thông tin tên nhân viên.

+ MATCH(C17;$B$3:$B$13;0): Giúp xác định vị trí Mã NV trong cột Mã NV.

- Với yêu cầu tìm chức vụ theo Mã NV:

=INDEX(D3:D13;MATCH(C17;$B$3:$B$13;0))

Giải thích:

+ D3:D13: Biểu thị cột CHỨC VỤ có thông tin chức vụ của nhân viên.

+ MATCH(C17;$B$3:$B$13;0): Giúp xác định vị trí Mã NV trong cột Mã NV.

- Với yêu cầu tìm phòng ban theo Mã NV:

=INDEX(E3:E13;MATCH(C17;$B$3:$B$13;0))

Giải thích:

+ E3:E13: Biểu thị cột PHÒNG BAN có chứa thông tin phòng ban của nhân viên.

+ MATCH(C17;$B$3:$B$13;0): Giúp xác định vị trí Mã NV trong cột Mã NV.

Tìm Tên NV, Chức vụ, Phòng ban theo Mã NV như hình trên

Bài tập 2: Bạn hãy tìm lương theo tháng của nhân viên.

=INDEX(F3:Q13;MATCH(C17;B3:B13;0);MATCH(C16;F2:Q2;0))

Giải thích:

+ F3:Q13: Biểu thị mảng dữ liệu có chứa thông tin lương 12 tháng của nhân viên.

+ MATCH(C17;B3:B13;0): Giúp xác định vị trí Mã NV trong cột Mã NV.

+ MATCH(C16;F2:Q2;0): Giúp cho việc xác định vị trí của tháng trong bảng lương 12 tháng của nhân viên. 

Tìm lương theo tháng của nhân viên như hình trên

Các câu hỏi thường gặp khi kết hợp hàm INDEX và hàm MATCH trong Google Sheet 

Câu hỏi: Vì sao sử dụng hàm MATCH và hàm INDEX lại tốt hơn dùng hàm VLOOKUP trong Google Sheet?

- Vì hàm VLOOKUP là hàm chỉ có 1 chiều nên bạn chỉ có thể tra cứu từ trái sang phải. Ví dụ như bảng dữ liệu được cho ở trên, bạn không thể dùng hàm VLOOKUP để tìm “HỌ VÀ TÊN” dựa vào “TỔNG ĐIỂM” được. Nhưng hàm INDEX và hàm MATCH lại có thể làm được điều đó.

- Nếu bạn thêm hay bớt các cột trong dải ô mà hàm VLOOKUP đã chọn, nó sẽ dẫn đến kết quả bị sai lệch do hàm VLOOKUP không cho phép dịch chuyển nội dung trong hàm. Còn hàm INDEX và hàm MATCH bạn có thể thoải mái thêm bớt cột một cách dễ dàng mà không lo kết quả trả về bị sai lệch. 

Trên đây là bài viết cung cấp thông tin về cách kết hợp hàm INDEX và hàm MATCH trong Google Sheet. Mong rằng bài viết này sẽ mang lại những thông tin mà bạn cần. Cảm ơn các bạn đã theo dõi và chúc các bạn thực hành thành công!