5 thủ thuật đánh số thứ tự tự động trong Excel cực đơn giản

Xin chào, hôm nay chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu và sử dụng hàm đánh số thứ tự tự động trong Excel nhé. Để giúp bạn thống kê và điều hành công việc bằng Excel thuận tiện nhất, bạn hãy cùng mygear.vn tham khảo 5 thủ thuật sau đây và cùng thực hành nhé!

1. Kéo chuột để đánh số thứ tự trong Excel

Bước 1: Mở File Excel, nhập 2 số thứ tự cho 2 ô đầu tiên > Bôi đen 2 ô vừa nhập số.

Bôi đen 2 số vừa nhập

Bước 2: Giữ chuột và kéo vào vị trí góc dưới cùng bên trái, sau khi thấy xuất hiện hình vuông nhỏ > Kéo xuống để đánh số.

Giữ chuột và kéo vào vị trí cần đánh số

2. Sử dụng HÀM để đánh số thứ tự trong Excel

Bước 1: Mở File Excel, sau đó bấm số thứ tự cho ô đầu tiên > Nhập HÀM = vị trí ô vừa bấm +1 vào ô kế tiếp.

Ví dụ: Bạn nhập số tại ô A2 thì nhập HÀM ở ô tiếp theo là "=A2+1" như hình dưới.

Hàm dùng số của ô phía trên +1

Bước 2: Dùng chuột đặt tại hình vuông nhỏ ở góc ô ấy và kéo xuống đến vị trí cần thiết.

Sau khi kéo xuống vị ví cần thiết

3. Dùng hàm SEQUENCE

Kích vào ô bắt đầu của dãy số > Sau đó nhập HÀM "=SEQUENCE(Số hàng cần thêm số)" > Bấm Enter.

Ví dụ: Cần thêm số cho 7 hàng ta sẽ sử dụng HÀM "=SEQUENCE(7)".

Cách đánh số từ 1 – 7 khi dùng hàm SEQUENCE

4. Dùng Auto fill

Ở thanh công cụ Ribbon nếu chưa có chức năng Auto fill, bạn kích hoạt bằng cách:

Bước 1: Chọn File.

Chọn File

Bước 2: Bấm chọn Options.

Bấm chọn Options

Bước 3: Ở mục Customize Ribbon > Ta bấm vào filter All commands > Sau đó chọn Filter series or Pattern.

Giao diện Excel Option

Bước 4: Tại bảng Main Tabs ở cây thư mục Home > Kích chuột phải > Chọn Add new Group.

Khởi tạo Group mới

Bước 5: Bấm chọn lại một lần nữa mục Filter Series or Pattern > Bấm vào Add > Sau đó bấm OK.

Ở mục Filter chọn thêm Series or Pattern vào group mới tạo đó

Sau khi thêm Auto fill bạn có thể thực hiện thao tác đánh số thứ tự bằng cộng cụ này như sau:

Bước 1: Mở File Excel của bạn, bấm số vào ô đầu tiên > Sau đó kích vào Fill > Chọn Series.

Hộp Fill Series

Lưu ý: Có 4 hình thức đánh số

- Linear: Đánh theo kiểu tăng dần.

- Growth: Kiểu lũy tiến.

- Date: Kiểu ngày tháng.

- Auto Fill: Tự động điền số.

Bước 2:

Nếu đánh số theo hàng thì chọn Rows, còn nếu đánh số theo cột thì chọn Columns. Tùy vào tính chất của bạn để chọn nhé!

Trong bài viết ngày hôm nay, mình chọn Linear để đánh số theo hình thức tăng dần.

Thêm số thứ tự bắt đầu vào mục Step value > Thêm số thứ tự cuối cùng vào mục Stop value > Sau đó bấm OK.

Đánh số  từ 1 đến 7

Sau đấy, màn hình sẽ hiển thị dãy số thứ tự bạn đã chỉnh sửa.

Dùng Auto fill để đánh số tự động

5. Dùng hàm SUBTOTAL cùng với IF

Lưu ý:

- Cách này được vận dụng khi dùng chức năng.

- Việc dùng hàm SUBTOTAL giúp cho số thứ tự của giá trị được chọn sẽ đánh số lại từ đầu khác với hàm COUNTA là các số thứ tự của từng giá trị sẽ bị giữ nguyên khi chúng ta lọc.

- Chỉ vận dụng được trên cột, không thể vận dụng được trên hàng.

Cú pháp của hàm:

Tại phương pháp này mình sẽ thực hiện lồng 2 hàm lại với nhau chính là hàm IF và hàm SUBTOTAL như sau:

    =IF(logical_test; [value_if_true]; [value_if_false]; SUBTOTAL(function_num; ref1;...))

Ý nghĩa công thức:

- logical_test: Điều kiện của hàm IF.

- [value_if_true]: Khi điều kiện đúng thì giá trị được trả về.

- [value_if_false]: Khi điều kiện sai thì giá trị được trả về.

- function_num: Hàm theo giá trị số xác định (Ở đây là số 3 tương đương với hàm COUNTA).

- ref1;...: Vùng chứa số thứ tự.

Thí dụ có một bảng với những hàng dữ liệu trống. Bạn phải thực hiện điền số thứ tự tương ứng phù hợp với những mặt hàng 1 cách tự động.

Bảng dữ liệu với những hàng trống

Bước 1: Nhập cú pháp "=IF(B2="","",SUBTOTAL(3,$B$2:B2))".

Phân tích hàm:

Với hàm SUBTOTAL(3,$B$2:B2)) ta có:

- function_num = 3: Thì hàm SUBTOTAL được tính toán bao gồm các giá trị ẩn trong vùng dữ liệu chưa giá trị ẩn đó.

- ref1 =$B$2:B2: Là dãy ô để tính tổng phụ (Lưu ý: Luôn phải khóa giá trị ban đầu, giá trị ở đây là B2, nếu như bạn không khóa thì lúc chạy hàm các ô bên dưới sẽ bị lỗi).

Đối với hàm IF(B2="","",SUBTOTAL(3,$B$2:B2)) ta có:

- C3="";"": Giá trị tại ô C3 rỗng thì số thứ tự cũng là rỗng.

- SUBTOTAL(3,$B$2:B2)): Nếu như ô C3 không rỗng thì sẽ dùng hàm SUBTOTAL.

Sau khi vận dụng hàm

Một số chú ý khi thực hiện đánh số thứ tự trong Excel

- Cách làm 1: Đa số mọi người đều dùng vì dễ nhớ và thực hiện. Bên cạnh đó nhược điểm của cách thức này lúc bạn có khoảng 1000 dòng cần thực hiện thì việc kéo bằng tay rất vất vả. Cùng với đó thì lúc bạn cần xóa một dòng nào đấy thì số thứ tự cũng không tự nhảy theo.

- Cách làm 3: Phương pháp này dùng cực nhanh nhưng bạn phải nhớ hàm. Không những thế hàm SEQUENCE chỉ hỗ trợ trên bản Excel 365 nên các bản Excel thấp hơn chưa thật sự hữu dụng.

Vậy là mình đã hướng dẫn cách để các bạn tối giản hơn trong việc thống kê số liệu. Nếu bạn thấy bài viết này phù hợp và hữu ích, đừng quên chia sẻ cho mọi người và để lại bình luận bên dưới nhé!