Hướng dẫn xem trước khi in trong Microsoft Word, Google Docs cực đơn giản

Thường thì việc in ấn đã trở thành một công việc phổ biến đối với nhiều người khi sử dụng Word. Tuy nhiên, làm thế nào để đảm bảo rằng khi in ra, tài liệu sẽ hiển thị đúng và phù hợp với nội dung trên máy tính? Đừng lo lắng, trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách xem trước trước khi in trong Word và Google Docs một cách đơn giản và dễ dàng, giúp bạn in tài liệu một cách chính xác nhất. Vậy, bắt đầu thôi!

Khi nào cần xem trước khi in? Lợi ích của việc xem trước khi in trong Word

Hầu hết trong các trường hợp, việc xem trước trước khi in giấy là điều bạn nên làm! Thỉnh thoảng, chỉ cần thực hiện thao tác xem trước trước khi in, bạn có thể phát hiện và sửa những lỗi nhỏ mà không thể nhìn thấy trong quá trình nhập liệu, đặc biệt là với những tài liệu dài và phức tạp.

Dưới đây là những lợi ích của việc xem trước khi in trong Word:

• Phát hiện và sửa các lỗi nhỏ trong tệp Word.
• Kiểm tra và đảm bảo định dạng trong Word đúng theo mong đợi.
• Biết trước được cách tài liệu sẽ hiển thị sau khi in.
• Tránh việc phải in lại nhiều lần do sai sót.

Cách xem trước khi in trong Word

Đối với phiên bản Word 2010, 2013, 2016, 2019

Bạn có thể sử dụng phương pháp sau để xem trước trước khi in trong các phiên bản mới của Word từ Word 2010 trở đi.

Bước 1: Mở tài liệu Word mà bạn muốn xem trước trước khi in. Sau đó, chọn thẻ "File".

Mở file Word muốn xem trước khi in > Chọn thẻ File

Bước 2: Chọn mục "Print".

Một gợi ý nhỏ: Bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím "Ctrl + F2" để mở tài liệu nhanh chóng.

Chọn mục Print

Bước 3: Khu vực xem trước trước khi in sẽ xuất hiện bên phải màn hình.

Phần xem trước khi in sẽ hiển thị ở bên phải của màn hình

Lưu ý: Nếu sau khi xem trước trước khi in, bạn phát hiện các lỗi như méo, lệch chữ hoặc chữ bị nhảy dòng, hãy tham khảo các cách sửa đơn giản dưới đây để khắc phục.

Đối với phiên bản Word 2007

Việc xem trước tài liệu trong Word 2007 sẽ có khác biệt so với các phiên bản Word mới hơn. Tuy nhiên, hãy yên tâm và tiếp tục theo dõi bài viết để có thêm thông tin chi tiết!

Bước 1: Mở tài liệu Word 2007 mà bạn muốn xem trước trước khi in. Sau đó, nhấp chuột vào nút Microsoft Button và chọn mũi tên ở phần Print Preview.

Mở file Word 2007 cần xem trước khi in > Nhấp chọn nút Microsoft Button > Chọn mũi tên ở phần Print Preview

Bước 2: Word sẽ chuyển bạn đến phần xem trước.

Phần xem trước

Bước 3: Để thao tác trong phần này, hãy sử dụng các lệnh trên thanh Ribbon.

Dưới đây là một số lệnh quan trọng:

• Print: In tài liệu.
• Page Setup: Chỉnh sửa thiết lập trang (như canh lề, lặp tiêu đề, v.v.).
• Zoom: Phóng to tài liệu.
• Next Page: Chuyển đến trang tiếp theo.
• Previous Page: Quay lại trang trước.
• Show Margins: Hiển thị lề trang.
• Close Print Preview: Đóng chế độ xem trước trước khi in.

Các lệnh ở thanh Ribbon cho phần xem trước khi in

Đối với Google Docs

Trong Google Docs, phần in và phần xem trước khi in nằm ở cùng một vị trí giống như các phiên bản mới của Word.

Bước 1: Mở trang Google Docs mà bạn muốn xem trước trước khi in. Sau đó, nhấp vào phần Print.

Mở trang Google Docs cần xem trước khi in > Nhấn vào phần Print

Bước 2: Trên phần hiển thị mới xuất hiện, bạn có thể xem trước trước khi in ở phía bên trái của màn hình.

Ở phần hiện lên bạn tiến hành xem trước khi in ở phía bên trái màn hình