Hướng dẫn trộn thư (Mail merge) trong Word dễ hiểu

Bạn muốn viết thư mời hay Gmail cho nhiều người nhưng lại quá mệt mỏi với việc thêm từng tên của mỗi người vào từng phiếu mời. Đừng lo lắng, ở bài viết này mình sẽ cùng với bạn tìm hiểu về phương pháp viết thư thật nhanh qua Mail merge trên Word, Excel nhé!

I. Mail merge là gì?

1. Định nghĩa

Mail merge (còn gọi là trộn thư) là một cách biên soạn thư hàng loạt trong Word. Cách thức này có thể giúp bạn tạo được nhiều thư mời và giảm thiểu thời gian lúc làm việc như làm phiếu lương, thư mời, thư cảm ơn,…

2. Ví dụ

Vấn đề: Bạn cần viết thư mời cho người trong doanh nghiệp đến 1 buổi họp, bạn đã có sẵn thông tin về khách mời cũng như mẫu thư mời, nhưng bạn lại phải thêm từng tên của khách mời vào từng lá thư. Việc ấy sẽ rất tốn thời gian phải không nào.

Giải pháp: Dùng Mail merge để tự động điền đầy đủ thư trong một nốt nhạc.

II. Chỉ dẫn cách thức làm Mail merge trong Word, Excel

1. Hướng dẫn nhanh

Tạo mục danh sách ở Excel và mẫu đơn sẵn trong Word.

Bấm vào File Word chứa mẫu đơn > Tại mục Mailings > Ở phần Start Mail Merge > Bấm vào Step-by-Step Mail Merge Wizard.

Tại hộp thoại bên phải > Step 1 chọn cách viết > Step 2 chọn mẫu thư > Step 3 Chọn những dữ liệu từ file Excel > Step 4 chỉnh sửa các phần sai hoặc thiếu > Step 5 thêm tên > Step 6 ấn vào Edit individual letters... để tạo mẫu thư mời hàng loạt.

2. Hướng dẫn cụ thể

Lưu ý: Mail merge chỉ dùng được khi có sẵn thông tin tên của từng người ở file Excel và có sẵn mẫu thư mời hoặc văn bản ở Word.

Bước 1: Tạo dòng danh sách ở Excel và mẫu thư mời sẵn có trong Word.

Tại đây mình đã có sẵn hai file dữ liệu:

Hai file dữ liệu

Bước 2: Bật File Word chứa mẫu thư > Bấm vào Mailings > Ở phần Start Mail Merge > Bấm vào Step-by-Step Mail Merge Wizard.

Step-by-Step Mail Merge Wizard

Bước 3: Phía bên phải màn hình sẽ hiển thị hộp thoại với 6 Step.

Hộp thoại

Bước 4: Tại Step 1 chọn cách viết cho Mail merge.

Trong đó:

• Letters: Hình thức thư mời.
• E-mail messages: Email.
• Envelopes: Phong thư.
• Lables: Thư theo nhãn.
• Directory: Thư theo danh mục.

Nhấn Next 

Bước 5: Tại Step 2 chọn định dạng thư cho Mail merge.

Trong đó:

• Use the current document: Dùng mẫu thư hiện giờ bạn đang mở.
• Start from a template: Sử dụng mẫu thư trong Word (Nếu bạn không có mẫu thư nào).
• Start from existing document: Sử dụng những loại thư đã có sẵn hoặc đã tạo mà hiện tại bạn chưa mở.

Viết Thư

Bước 6: Tại Step 3 chọn những dữ liệu sẵn từ file Excel đã tạo trước bằng cách:

Nhấn vào Browse... > Xuất hiện hộp thoại chọn file Excel với thông tin khách mời > Bấm chọn Sheet sở hữu thông tin khách mời > Tích chọn bỏ hoặc thêm các thông tin bạn không muốn dùng > Nhấn OK.

Bước 7: Tại Step 4 viết thêm hoặc sửa các thông tin trong Mail merge nếu như bạn chưa viết xong mẫu thư.
Bỏ qua bước này nếu đã có sẵn mẫu thư.

Tại Step 4 viết thêm hoặc sửa các thông tin trong Mail merge

Bước 8: Tại Step 5 điền tên vào những chỗ trống trong Mail merge bằng cách:
Bấm chọn Insert Mail Merge Field > Chọn vào Trường sẽ lấy.

Mẹo: Muốn bức thư đầu tiên không hiện tên trường mà sở hữu Tên khách mời thì bấm dấu mũi tên tại hộp thoại Step 5 là được.

Step 5 điền tên vào những chỗ trống trong Mail merge

Bước 9: Tại Step 6 ấn vào Edit individual letters... để Mail merge tự động thêm toàn bộ dữ liệu trong file Excel vào mẫu thư trong Word.

Nhấn vào Edit individual letters

Trên đây là 9 bước giúp cho bạn tạo, làm một Mail merge dễ dàng và mau chóng. Nếu có thắc mắc gì về tiểu mục hãy để lại bình luận, còn nếu như thấy hay hãy san sẻ cho bạn bè cùng xem nhé. Chúc bạn thành công!!