Thủ thuật

Hướng dẫn soạn thảo, trình bày văn bản đúng chuẩn Việt Nam trên Microsfot Word

Trần Đông Trí

16-05-2023, 4:40 pm

Soạn thảo văn bản là một công việc thường xuyên trong môi trường văn phòng, đặc biệt đối với cán bộ, công chức và viên chức. Tuy nhiên, không phải ai cũng có kiến thức về cách trình bày văn bản theo đúng chuẩn quy định hiện nay tại Việt Nam. (Bài viết sẽ liên tục cập nhật các Quy định và Nghị định mới nhất).

Hướng dẫn soạn thảo văn bản theo đúng chuẩn Việt Nam

Khởi động phần mềm gõ Tiếng Việt Unikey

Sử dụng một bộ gõ phím Tiếng Việt sẽ giúp bạn thao tác trên văn bản một cách dễ dàng. Một trong những phần mềm gõ phổ biến là Unikey, hỗ trợ bảng mã Unicode và kiểu gõ Telex, giúp tránh gặp lỗi font.

Khởi động phần mềm gõ Tiếng Việt Unikey

Các chức năng trên thanh Ribbon cần thiết cho việc trình bày văn bản

Home: Cho phép bạn điều chỉnh phông chữ, kích thước chữ và canh lề.
Insert: Đưa vào bảng, hình ảnh và biểu đồ.
Page Layot: Tùy chỉnh lề, hướng giấy và cấu trúc văn bản.
Resfrences: Thêm mục lục, tiêu đề bảng và biểu đồ.
Maillings: Hỗ trợ kết hợp tài liệu.
Review: Chỉnh sửa và nhận xét trên tài liệu.
View: Tùy chỉnh cách hiển thị khu vực soạn thảo.

Trình bày văn bản

Thiết lập những chỉnh sửa phù hợp cho 1 văn bản chuẩn Việt Nam

Để có được một văn bản đúng chuẩn, việc hiểu và áp dụng cách thiết lập file Word cũng như quy tắc gõ văn bản là rất quan trọng.

Bước 1: Điều chỉnh đơn vị tính mặc định của Word từ Inches sang Centimeters (cm) bằng cách sau:

Mở File

Vào File

Chọn Options

Chọn Options

Chọn Advanced > Trong mục Display, thay đổi từ Inches sang Centimeters (cm).

Chọn Advanced > Ở mục Display đổi Inches thành Centimeters (cm)

Bước 2: Chỉnh kích thước giấy như sau:

Trong tab Layout > Mục Page Setup > Chọn Size > Chọn kích thước giấy A4.

Chỉnh lại khổ giấy

Bước 3: Căn lề cho văn bản theo chuẩn Việt Nam:

Trong tab Layout > Mục Page Setup > Chọn Margins > Chọn Custom Margins.

Vào thẻ Layout > Mục Page Setup > Chọn Margins > Chọn Custom Margins..

Trong hộp thoại Margins, căn lề theo "Tiêu chuẩn vàng" là 2 – 2 – 3 – 2 theo thứ tự Top (trên) > Bottom (dưới) > Left (trái) > Right (phải).

Bạn cũng có thể chọn hướng giấy là Chiều dọc (Portrait) hoặc Chiều ngang (Landscape).

Chỉnh

Bước 4: Lựa chọn kiểu chữ và kích thước chữ: Sử dụng kiểu chữ Times New Roman và kích thước chữ 13 hoặc 14.

Mẹo: Để có một văn bản đẹp và tuân thủ quy chuẩn, hãy chọn kiểu chữ phù hợp với ngữ cảnh và kiểm tra lại kiểu chữ và kích thước chữ trong đoạn văn để tránh sự không đồng nhất.

Chọn Font

Bước 5: Tiến hành soạn thảo văn bản. Sau khi hoàn thành, hãy điều chỉnh khoảng cách giữa các dòng trong toàn bộ văn bản.

Mẹo: Hãy viết văn bản một cách ngắn gọn và dễ hiểu, tránh viết quá dài và chú ý đến lỗi chính tả.

Nhấn Ctrl + A để chọn toàn bộ văn bản > Nhấn vào ô Line and Paragraph Spacing.

Nhấn vào ô Line and Paragraph Spacing

Trong ô Line Spacing, chọn 1.5.

Line Spacing

Bước 6: Căn đều cả hai bên của văn bản.

Canh đều

Căn đều cả hai bên của văn bản.

Bước 7: Lưu lại File và hoàn thành.

Bố cục 1 văn bản chuẩn theo quy định của Việt Nam

Bố cục 1 văn bản chuẩn theo quy định của Việt Nam

Trong đó:

1: Tên quốc gia
2: Tên tổ chức hoặc cơ quan phát hành văn bản
3: Số và mã của văn bản
4: Địa điểm và ngày, tháng, năm phát hành văn bản
5a: Loại và tóm tắt nội dung của văn bản
5b: Tóm tắt nội dung của công văn
6: Nội dung của văn bản
7a,7b,7c: Quyền hạn, chức vụ, tên và chữ ký của người có thẩm quyền
8: Biểu trưng của tổ chức hoặc cơ quan
9a,9b: Người nhận 10a: Đánh dấu mức độ mật
10b: Đánh dấu mức độ khẩn
11: Đánh dấu thu hồi và hướng dẫn về phạm vi lưu hành
12: Hướng dẫn về dự thảo văn bản
13: Ký hiệu người gõ máy và số lượng bản phát hành
14: Địa chỉ của tổ chức hoặc cơ quan; địa chỉ email; địa chỉ trang web; số điện thoại, số telex, số fax
15: Logo (được in nhỏ dưới tên tổ chức hoặc cơ quan phát hành văn bản)

Các quy định cần biết khi thực hiện soạn thảo văn bản theo Quy chuẩn Việt Nam hiện nay

Bắt buộc dùng phông chữ Times New Roman

Hiện tại, có quy định rõ ràng rằng phông chữ được yêu cầu phải là Times New Roman tiếng Việt, sử dụng bộ mã Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, như được quy định trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Cỡ chữ và kiểu chữ không được quy định chung mà sẽ phụ thuộc vào từng vị trí và thành phần cụ thể của văn bản.

Chỉ sử dụng khổ giấy A4 cho tất cả các loại văn bản

Hiện nay, tất cả các loại văn bản hành chính đều sử dụng khổ giấy A4 (210mm x 297mm) chung.

Cần lưu ý:

Văn bản được sắp xếp theo chiều dọc của khổ A4. Trường hợp văn bản chứa các bảng, biểu đồ nhưng không yêu cầu làm thành phụ lục riêng, có thể được sắp xếp theo chiều ngang.

Thay đổi cách đánh số trang văn bản

Trang số của văn bản phải được căn giữa theo chiều ngang trong phần lề trên, bắt đầu từ số 1 và sử dụng chữ số Ả-rập. Kích thước chữ là 13 đến 14, sử dụng kiểu chữ đứng, và không hiển thị số trang trên trang đầu tiên.

Phải ghi cả tên cơ quan chủ quản

Tên cơ quan hoặc tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức và đầy đủ của cơ quan hoặc tổ chức, hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản.

Tên cơ quan hoặc tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên đầy đủ của cơ quan hoặc tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan hoặc tổ chức chủ quản trực tiếp.

Đối với cơ quan chủ quản trực tiếp ở địa phương, cần bổ sung tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc quận, huyện, thị xã, thành phố hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan đóng trụ sở.

Có thể viết tắt những cụm từ thông dụng.

Tên cơ quan ban hành văn bản được hiển thị bằng chữ in hoa, kích thước chữ 12 đến 13, đứng, in đậm, căn giữa dưới tên cơ quan chủ quản trực tiếp. Trong đó, tên cơ quan chủ quản trực tiếp được viết bằng chữ in hoa, đứng, kích thước chữ 12 đến 13.

Dưới đây là danh sách các cụm từ viết tắt:

Nghị quyết (cá biệt): NQ
Quyết định (cá biệt): QĐ
Chỉ thị (cá biệt): CT
Quy chế: QC
Quy định: QĐ
Thông cáo: TC
Thông báo: TB
Hướng dẫn: HD
Chương trình: CTr
Kế hoạch: KH
Phương án: PA
Đề án: ĐA
Dự án: DA
Báo cáo: BC
Biên bản: BB
Tờ trình: TTr
Hợp đồng: HĐ
Công văn
Công điện: CĐ
Bản ghi nhớ: GN
Bản cam kết: CK
Bản thỏa thuận: TTh
Giấy chứng nhận: CN
Giấy ủy quyền: UQ
Giấy mời: GM
Giấy giới thiệu: GT
Giấy nghỉ phép: NP
Giấy đi đường: ĐĐ
Giấy biên nhận hồ sơ: BN
Phiếu gửi: PG
Phiếu chuyển: PC
Thư công

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Tên từng loại văn bản là tên chỉ từng dạng văn bản được ban hành bởi các tổ chức và cơ quan.

Trích yếu nội dung của văn bản là một câu hoặc một cụm từ ngắn gọn tóm tắt nội dung chính của văn bản.

Chú ý:

Tên loại văn bản và trích yếu nội dung được căn giữa theo chiều ngang của văn bản. Tên loại văn bản được hiển thị bằng chữ in hoa, kích thước chữ 13 đến 14, đứng và in đậm.
Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, sử dụng chữ thường, kích thước chữ 13 đến 14, đứng và in đậm. Dưới đó có một dòng kẻ ngang, liền mạch, có độ dài tương đương từ 1/3 đến 1/2 chiều dài của một dòng chữ, được đặt cân đối với dòng chữ.

Bổ sung yêu cầu trình bày căn cứ ban hành văn bản

Dựa trên quy định ban hành văn bản, đều phải ghi rõ tên, loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành và trích yếu nội dung văn bản.

Lưu ý:

Luật và Pháp lệnh không yêu cầu ghi số, ký hiệu và cơ quan ban hành.
Trình bày bằng chữ thường, kiểu chữ nghiêng, kích thước chữ từ 13 đến 14, xuất hiện dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

Sau đó, mỗi căn cứ được đặt trên một dòng mới, kết thúc bằng dấu chấm phẩy. Dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm.

Chữ ký của người có thẩm quyền

Nghị định mới đã bổ sung tính năng chữ ký số của người có thẩm quyền.

Lưu ý:

Hình ảnh và vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền được hiển thị dưới dạng hình ảnh chữ ký trên văn bản giấy, có màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) với nền trong suốt. Chữ ký được đặt canh giữa chức vụ và họ tên của người ký.

Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức

Phần này là phần mới được thêm vào, vì vậy hãy lưu ý không bỏ sót phần này.

Để thực hiện chữ ký số của cơ quan hoặc tổ chức trên văn bản, bạn cần tuân theo các quy định sau:

Đối với văn bản điện tử và tệp tin liên quan, chỉ áp dụng chữ ký số cho văn bản chính, không áp dụng chữ ký số lên văn bản kèm theo.
Đối với văn bản không liên quan tới tệp tin điện tử, cần áp dụng chữ ký số của cơ quan hoặc tổ chức trên văn bản kèm theo. Vị trí của chữ ký số là góc trên bên phải trang đầu của văn bản kèm theo.

Lưu ý:

Hình ảnh và vị trí chữ ký số của cơ quan hoặc tổ chức là hình ảnh của dấu hiệu đại diện cho cơ quan hoặc tổ chức ban hành văn bản trên văn bản. Hình ảnh này có màu đỏ và kích thước tương ứng với kích thước thực tế của dấu. Định dạng hình ảnh là (.png) với nền trong suốt. Hình ảnh này được đặt che phủ lên khoảng 1/3 phần bên trái của hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền.

Bổ sung quy định về Phụ lục

Trường hợp văn bản đi kèm Phụ lục, phải cung cấp hướng dẫn về Phụ lục trong văn bản.

Thông tin hướng dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục bao gồm: số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Thông tin hướng dẫn được canh giữa phía dưới tên Phụ lục, viết bằng chữ thường, kích thước chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, và cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen. Thông tin hướng dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục (Kèm theo văn bản số .../...-... ngày .... tháng .... năm ....) được ghi đầy đủ trên văn bản giấy. Đối với văn bản điện tử, không cần điền thông tin này. Với văn bản có hai Phụ lục trở lên, các Phụ lục phải được đánh số theo thứ tự bằng số La Mã. Số trang của từng Phụ lục được đánh số riêng. Đối với Phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện chữ ký số trên văn bản.

Lưu ý:

Không áp dụng chữ ký số lên Phụ lục. Đối với Phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện chữ ký số của cơ quan hoặc tổ chức trên từng tệp tin kèm theo.

Đó là cách thực hiện, trình bày và quy định việc viết một văn bản chuẩn theo tiêu chuẩn Việt Nam mà Thế Giới Di Động đã nghiên cứu. Các Quy định và Nghị định trong bài viết sẽ được cập nhật liên tục và là phiên bản mới nhất. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy để lại bình luận phía dưới. Nếu bạn thấy hữu ích, hãy chia sẻ cho mọi người biết. Chúc bạn thành công!