Hướng dẫn cách sử dụng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet để lấy dữ liệu nhanh chóng

Khi phải làm việc với nhiều bảng tính trong Google Sheet và bạn muốn lấy dữ liệu từ nhiều bảng tính khác nhau vào trang tính mà bạn đang làm việc. Và việc bạn copy từng dải ô của mỗi bảng tính sẽ mất nhiều thời gian. Vậy nên, bạn hãy tìm hiểu về hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet trong bài viết sau đây để rút ngắn thời gian làm việc. 

Hàm IMPORTRANGE là hàm gì? Hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet có ứng dụng như thế nào? 

- Hàm IMPORTRANGE là hàm gì?

Hàm IMPORTRANGE là một hàm giúp bạn trích xuất dữ liệu từ nhiều bảng tính khác nhau mang vào bảng tính riêng của bạn vô cùng nhanh chóng.

- Công thức của hàm IMPORTRANGE

Đó là: =IMPORTRANGE(spreadsheet_url; chuỗi_dải_ô)

Trong đó:

Spreadsheet_url: Biểu thị đường link địa chỉ của bảng tính mà bạn muốn trích xuất dữ liệu từ bảng tính đó. 

Chuỗi_dải_ô: Biểu thị dải ô được xác định sẽ lấy dữ liệu, ví dụ như "Sheet1!A1:B5". 

- Ví dụ về áp dụng hàm IMPORTRANGE

=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1_zLKrT3Jg5kZ0fs1OmJpf1hrWFk36o8UILdxLbiBZpQ/edit#gid=0"; "Sheet1!E1:I21")

Công thức hàm IMPORTRANGE như hình trên

- Hàm IMPORTRANGE và ứng dụng của nó trong Google Sheet 

Hàm IMPORTRANGE là một hàm giúp bạn trích xuất thông tin nhanh chóng từ nhiều bảng tính khác nhau, qua đó giúp bạn kiểm soát thông tin một cách linh hoạt, dễ dàng.

Cách áp dụng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet

- Dùng hàm IMPORTRANGE để lấy dữ liệu từ file trang tính khác

Bước 1: Trước tiên, bạn tiến hành copy đường link của file Bóng đá.

Copy đường link của file Bóng đá như hình trên

Bước 2: Sau khi copy link, bạn tiến hành dán link vừa copy vào công thức hàm IMPORTRANGE trong trang tính của bạn.

Công thức hàm:

Như sau : =IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1_zLKrT3Jg5kZ0fs1OmJpf1hrWFk36o8UILdxLbiBZpQ/edit#gid=0"; "Sheet1!E1:I21")

Ý nghĩa: Tiến hành trích xuất tất cả dữ liệu từ ô E1 đến I21 của file Bóng đá.

Dán link vừa copy vào công thức hàm IMPORTRANGE như hình trên

- Hàm IMPORTRANGE kết hợp cùng với hàm QUERY trong Sheet

Công thức hàm:

=QUERY(IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1_zLKrT3Jg5kZ0fs1OmJpf1hrWFk36o8UILdxLbiBZpQ/edit#gid=0"; "Sheet1!E1:I21");''SELECT * WHERE Col3 <= 25")

Ý nghĩa: Tiến hành lấy những thông tin từ ô E1 đến I21 của file Bóng đá với điều kiện là Matches phải nhỏ hơn hoặc bằng 25.

Sử dụng hàm IMPORTRANGE kết hợp với hàm QUERY như hình trên

- Hàm IMPORTRANGE kết hợp cùng với hàm IF

Công thức của hàm:

=IF(A32="Yes";IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1_zLKrT3Jg5kZ0fs1OmJpf1hrWFk36o8UILdxLbiBZpQ/edit#gid=0"; "Sheet1!E1:I21"); "Không truy xuất được")

Ý nghĩa: Nếu ô A32=“Yes” thì tiến hành truy xuất dữ liệu từ ô E1 đến I21, ngược lại thì kết quả trả về sẽ xuất ra câu “Không truy xuất được”.

Sử dụng hàm IMPORTRANGE kết hợp với hàm IF như hình trên

- Hàm IMPORTRANGE kết hợp cùng với hàm INDEX, hàm MATCH

Công thức của hàm:

Đó là: =INDEX(IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1_zLKrT3Jg5kZ0fs1OmJpf1hrWFk36o8UILdxLbiBZpQ/edit#gid=0";"Sheet1!H2:H21");MATCH(A56;IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1_zLKrT3Jg5kZ0fs1OmJpf1hrWFk36o8UILdxLbiBZpQ/edit#gid=0";"Sheet1!C2:C21");0))

Ý nghĩa: Tiến hành tìm giá trị Goals scored của Switzerland trong cột Host Country của file Bóng đá.

Sử dụng hàm IMPORTRANGE kết hợp với hàm INDEX, MATCH như hình trên

Các lưu ý quan trọng khi sử dụng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet

- Khi tiến hành liên kết dữ liệu với nhiều bảng tính khác, bạn cần phải nhấp vào ô và chọn "Allow Access" nghĩa là cho phép truy cập sau khi nhập vào công thức, nếu không dữ liệu sẽ không thể xuất hiện.

- Khi bạn nhập vào công thức hàm để xuất dữ liệu, bạn có thể viết chữ hoa - hay chữ thường tùy ý vì hàm này không phân biệt được chữ hoa hay chữ thường. 

- Hàm IMPORTRANGE bao gồm tổng cộng 2 đối số, mỗi đối số được đặt trong dấu nháy kép(“...”) và được phân cách với nhau bởi dấu chấm phẩy (;).

- Hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet sẽ không hoạt động hay hàm sẽ báo lỗi #ERROR! khi dữ liệu trích xuất ra có kích thước quá lớn.

Ví dụ như: File dữ liệu gốc mà bạn cần lấy dữ liệu có khoảng 28 cột 15000 dòng tương đương 420000 ô và bạn cần dùng lệnh IMPORTRANGE để kéo 1 lần 28 cột. Và kết quả trả về sẽ hiển thị lỗi ERROR.

Báo lỗi ERROR như hình trên

Cách khắc phục lỗi trong trường hợp này là bạn hãy chia nhỏ phạm vi các cột dựa theo từng phần và sử dụng công thức hàm theo 2 cách sau đây: 

Cách 1: Bạn tiến hành kéo thủ công từng phạm vi để chia nội dung theo chiều dọc. 

- Công thức cần nhập:

+ Tại ô A1 bạn nhập vào ô công thức:

Là:=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1_zLKrT3Jg5kZ0fs1OmJpf1hrWFk36o8UILdxLbiBZpQ/edit#gid=0"; "Sheet1!A:Z")

- Ý nghĩa của công thức: Tiến hành lấy dữ liệu từ cột A đến cột Z nằm trong file Bóng đá.

Lấy dữ liệu từ cột A đến cột Z trong file Bóng đá như hình trên

+ Tại ô AA1 bạn nhập vào công thức sau đây:

Đó là =IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1_zLKrT3Jg5kZ0fs1OmJpf1hrWFk36o8UILdxLbiBZpQ/edit#gid=0"; "Sheet1!AA:AB")

- Ý nghĩa của công thức: Tiến hành lấy dữ liệu từ cột AA đến cột AB trong file Bóng đá.

Lấy dữ liệu từ cột AA đến cột AB trong file Bóng đá như hình trên

Như vậy, bạn đã có thể lấy toàn bộ thông tin dữ liệu mà bạn muốn lấy cho dù kích thước dữ liệu quá lớn.

Cách 2: Bạn sử dụng hàm ARRAYFORMULA để chia nội dung theo chiều ngang

- Công thức cần nhập:

Đó là: =ARRAYFORMULA({IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1_zLKrT3Jg5kZ0fs1OmJpf1hrWFk36o8UILdxLbiBZpQ/edit#gid=0"; "Sheet1!A1:AB7000");IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1_zLKrT3Jg5kZ0fs1OmJpf1hrWFk36o8UILdxLbiBZpQ/edit#gid=0"; "Sheet1!A7001:AB15000")})

- Ý nghĩa của công thức: Tiến hành sử dụng hàm IMPORTRANGE để lấy dữ liệu lần lượt của dải ô A1:AB7000 và A7001:AB15000 nằm trong file Bóng đá. Sau đó hàm ARRAYFORMULA sẽ sắp xếp hai hàm IMPORTRANGE thành dãy hàng.

Một số lỗi thường gặp phải khi áp dụng hàm IMPORTRANGE

- Lỗi #N/A

Lỗi #N/A là lỗi sẽ xuất hiện do hàm không tìm thấy giá trị cần tìm.

Một ví dụ ở dưới hình, do công thức nhập vào dư dấu chấm phẩy (;) nên hàm IMPORTRANGE bị dư 1 đối số. Khi đó, ta sẽ bỏ dấu chấm phẩy này đi thì đã có thể xử lý được lỗi #N/A này rồi. 

- Lỗi #VALUE

Lỗi #VALUE là lỗi xuất hiện do kiểu dữ liệu bạn muốn lấy không khớp với công thức hàm bạn đang nhập.

Ví dụ như dữ liệu hiện tại bạn đang lấy là dạng văn bản nhưng trong công thức hàm bạn nhập vào  lại có dấu trừ (-), điều này có nghĩa là lấy kiểu dữ liệu số, nên hàm không thể xuất ra dữ liệu bạn cần và xuất hiện lỗi #VALUE.

- Lỗi #NAME

Lỗi #NAME là một lỗi xuất hiện khi bạn đã nhập sai tên hàm.

Ví dụ như dưới hình, do bạn đã nhập sai “IMPORTRANE” => nên bạn cần sửa lại đúng là “IMPORTRANGE”.

- Lỗi #REF

Lỗi #REF là lỗi do hàm không thể tìm thấy dải ô hoặc trang tính dành cho dải ô đã nhập.

Trong hình dưới đây, bạn đã viết sai thông tin dải ô (bạn nhập thiếu dấu hai chấm trong dải ô E1:I21) nên đã xuất hiện lỗi #REF.

Các câu hỏi thường gặp phải khi sử dụng hàm IMPORTRANGE

Vì sao ta cần dùng hàm IMPORTRANGE lấy dữ liệu từ các trang tính?

- Đây là hàm duy nhất ở thời điểm hiện tại có hỗ trợ việc truy xuất dữ liệu từ các URL trang tính.

- Điểm mạnh và điểm yếu của hàm IMPORTRANGE:

Hàm IMPORTRANGE sẽ hỗ trợ bạn lấy tối đa bao nhiêu ô dữ liệu?

Trả lời: Theo như kinh nghiệm mình thu thập được từ những người làm việc với hàm này, thì hàm có giới hạn số ô dữ liệu khoảng 175 nghìn ô. Tuy không chắc chắn với con số MAX của hàm IMPORTRANGE là bao nhiêu, nhưng với dữ liệu là 175 nghìn ô thì ghi nhận được thông báo #ERROR! với thông báo lỗi là dữ liệu quá lớn hay "results too large".

Trên đây là bài viết hướng dẫn cho các bạn cách dùng hàm IMPORTRANGE để nhập dữ liệu từ nhiều bảng tính khác nhau vào trang tính của bạn trong Google Sheet. Cuối cùng, cảm ơn các bạn đã theo dõi và chúc các bạn áp dụng hàm thành công!