Hướng dẫn cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Google Sheet để tìm dữ liệu vô cùng đơn giản

Hàm VLOOKUP là một trong những hàm được sử dụng phổ biến nhất trong Google Sheet, giúp bạn thống kê, tìm kiếm dữ liệu trong một bảng cho trước. Vậy nên hôm nay, hãy cùng chúng mình tìm hiểu “tất tần tật” về hàm VLOOKUP thông dụng này bạn nhé! 

Hàm VLOOKUP là hàm gì? Hàm VLOOKUP trong Google Sheet có ứng dụng như thế nào? 

- VLOOKUP trong Sheet là hàm gì?

Hàm VLOOKUP trong Google Sheet là một hàm dùng để tìm kiếm một giá trị nằm trong cột trong cùng phía bên trái của bảng hoặc mảng giá trị. Sau đó hàm VLOOKUP này sẽ trả về giá trị theo cột từ bảng mà bạn đã chỉ định trước. Chữ V trong tên hàm VLOOKUP có nghĩa là "Vertical- Dọc."

- Công thức áp dụng hàm VLOOKUP trong Sheet: 

Công thức áp dụng hàm:

=VLOOKUP(lookup_value;table_array;col_index_num;[range_lookup])

Trong đó:

+ lookup_value: là giá trị bắt buộc phải có, giá trị này được dùng để dò tìm.

+ table_array: cũng là thành phần bắt buộc. Nó là một bảng có chứa giá trị chúng ta cần dò tìm, để ở dạng giá trị tuyệt đối với dấu $ được đứng đằng trước, ví dụ như: $A$3:$E$40.

+ col_index_num: Đây cũng là một thành phần bắt buộc. Thứ tự chính của cột có chứa các giá trị dò tìm nằm trên table_array.

Ví dụ như trong bảng $A$3:$E$40, cột B có chứa giá trị cần dò tìm thì col_index_num ở đây sẽ là 2; bảng $C$3:$F$40, còn cột E có chứa giá trị dò tìm, thì col_index_num ở đây là 3.

+ [range_lookup]: Là thành phần không bắt buộc, đây là phạm vi mà dữ liệu sẽ tìm kiếm, kết quả TRUE được trả về tương đương với 1 (dò tìm tương đối), còn kết quả  FALSE tương đương với 0 (dò tìm tuyệt đối).

- Ví dụ về trường hợp có áp dụng hàm VLOOKUP

Cho bảng dữ liệu sau đây bao gồm các trường MA_SP, TEN_SP, GIA, SO_LUONG, TOTAL. Bạn hãy dùng hàm VLOOKUP đã được học bên trên để lấy ra thông tin tên của sản phẩm có mã là 1222.

Công thức của hàm VLOOKUP:

=VLOOKUP(1222;$A$2:$E$9;2;0)

Ý nghĩa của công thức: Hàm VLOOKUP giúp so sánh giá trị 1222 với dải ô đầu tiên nằm trong vùng A2:E9. Nếu hàm dò tìm thấy kết quả 1222 thì hàm sẽ lập tức trả về tên sản phẩm tương ứng đối số thứ 3 trong công thức được nhập.  

Ví dụ hàm VLOOKUP như hình trên

- Ứng dụng của hàm VLOOKUP

Hàm VLOOKUP được dùng để hỗ trợ việc tra cứu thông tin nằm trong một trường dữ liệu hoặc danh sách dựa vào những mã định danh được cung cấp có sẵn.

Các cách sử dụng hàm VLOOKUP cơ bản trong Google Sheet

- Các cách sử dụng cơ bản VLOOKUP trong Sheet 

+ Tìm kiếm chính xác

Ví dụ: Bạn có hai bảng dữ liệu trên một bảng tính như hình. Dựa vào đó, bạn cần phải tìm ra được số lượng tương ứng với mã sản phẩm.

Công thức của hàm được sử dụng như sau:

=VLOOKUP(A14;$A$2:$E$9;3;FALSE)

Ý nghĩa của công thức: Cụ thể, hàm VLOOKUP dùng giá trị tại ô A14 để làm trọng tâm tìm kiếm và phạm vi tìm dữ liệu trải dài từ ô A2 tới ô E9. Nó sẽ trả về kết quả từ cột số 3 trong phạm vi dữ liệu này và vì muốn có kết quả chính xác nên đối số cuối cùng sẽ là FALSE (0).

Kiểu tìm kiếm tương đối như hình trên

+ Tìm kiếm tương đối

Tìm kiếm tương đối được áp dụng khi ta cần dò tìm giá trị trong một bảng đã được sắp xếp theo một thứ tự tăng dần.

Ví dụ như: Bạn hãy căn cứ vào bảng quy định xếp loại tương ứng với điểm đã cho và tiến hành xếp loại học lực cho các sinh viên có tên trong danh sách dưới đây:

Công thức áp dụng hàm VLOOKUP:

=VLOOKUP(C2;$A$10:$B$13;2;TRUE)

Ý nghĩa của công thức: Tiến hành xếp loại tương đối dựa theo điểm số, ở đây chia làm 4 vùng tương ứng, dưới 5 điểm (~ YẾU), 5 - 6,4 điểm (TRUNG BÌNH), 6,5 - 7.9 điểm (KHÁ), trên 8 điểm (GIỎI). 

Ví dụ tìm kiếm tương đôi như hình trên

- Hàm VLOOKUP kết hợp cùng với hàm QUERY

Công thức của kết hợp hàm VLOOKUP với hàm QUERY:

=VLOOKUP(F3;QUERY(A1:D9;"SELECT B,C,D");3;FALSE)

Ý nghĩa của công thức: Bạn hãy dùng hàm VLOOKUP kết hợp cùng với hàm QUERY để lấy số lượng sản phẩm dựa theo tên.

Kết hợp với hàm QUERY như hình trên

- Hàm VLOOKUP kết hợp cùng hàm SUM

Công thức hàm kết hợp VLOOKUP với hàm SUM:

=SUM(ArrayFormula(VLOOKUP($A$2:$A$9;$A$2:$E$9;5;FALSE)))

Ý nghĩa của công thức: Tiến hành tính tổng thu nhập của tất cả các sản phẩm có mã nằm trong vùng từ A2:A9.

Kết hợp với hàm SUM như hình trên

- Hàm VLOOKUP kết hợp cùng hàm IF

Công thức của hàm:

=IF(VLOOKUP(1245;$A$2:$D$9;4;0)>10;"YES";"NO")

Ý nghĩa của công thức: Tìm kiếm trong bảng dữ liệu được cho, sau đó trả về kết quả theo điều kiện "Nếu sản phẩm có Mã là 1245 và có số lượng lớn hơn 10 thì trả về YES, ngược lại trả về NO".

VLOOKUP kết hợp với IF như hình trên

- Hàm VLOOKUP kết hợp cùng hàm LEFT, RIGHT

+ Khi hàm VLOOKUP kết hợp cùng hàm LEFT

Công thức kết hợp hàm:

=VLOOKUP(LEFT(A2;3);$A$13:$B$14;2;0)

Ý nghĩa của công thức: Công thức kết hợp này sẽ thay đổi giá trị tìm kiếm của ô A2 thành LEFT(A2;3).

Kết hợp với hàm LEFT như hình trên

+ Khi hàm VLOOKUP kết hợp cùng hàm RIGHT

Công thức hàm kết hợp này như sau:

=VLOOKUP(RIGHT(A2;2);$A$17:$B$18;2;0)

Ý nghĩa của công thức: Công thức kết hợp này sẽ thay đổi giá trị tìm kiếm của ô A2 thành RIGHT(A2;2).

Kết hợp với hàm RIGHT như hình trên

- Trường hợp hàm VLOOKUP kết hợp hàm INDEX và hàm MATCH trong Google Sheet 

Công thức hàm kết hợp:

=VLOOKUP(INDEX(A1:D9;MATCH(1215;A1:A9;0);1);A1:D9;3;FALSE)

Ý nghĩa của công thức: Hãy lấy giá của sản phẩm có mã sản phẩm là 1215.

Kết hợp với hàm INDEX và hàm MATCH như hình trên

- Trường hợp hàm VLOOKUP kết hợp hàm AND, OR

+ Khi hàm VLOOKUP kết hợp hàm AND

Công thức của hàm:

=AND((VLOOKUP(1215;A1:D9;2;false)="iPhone 11");(VLOOKUP(1215;A2:D9;4;false) > 0))

Ý nghĩa của công thức: Hãy dùng hàm VLOOKUP để làm 2 tham số cho hàm AND. "Xem sản phẩm có mã là 1215 có tên là iPhone 11 và số lượng có lớn hơn 0 ".

Kết hợp với hàm AND như hình trên

+ Khi hàm VLOOKUP kết hợp hàm OR

Công thức của hàm:

=OR((VLOOKUP(1215;A1:D9;2;false)="iPhone 11");(VLOOKUP(1215;A2:D9;4;false) >= 0))

Ý nghĩa của công thức: Sử dụng hàm VLOOKUP làm thành 2 tham số cho hàm OR.

Kết hợp với hàm OR như hình trên

- Khi VLOOKUP kết hợp hàm SUMIF

Công thức hàm kết hợp:

=SUMIF(B2:B9;VLOOKUP("iPhone";B2:E9;1;FALSE);D2:D9)

Ý nghĩa của công thức: Hãy cộng dữ liệu có trong bảng với điều kiện được lấy bằng hàm VLOOKUP. "Nếu trong danh sách tên sản phẩm có con iPhone thì hãy tiến hành đếm tổng số lượng của tất cả con iPhone".

kết hợp hàm SUMIF như hình trên

- Khi VLOOKUP kết hợp hàm COUNTIF

Công thức của hàm:

=COUNTIF( ArrayFormula(VLOOKUP(C2:C9;$C$2:$D$9;1;FALSE));">= 20000000")

Ý nghĩa của công thức: Tiến hành đếm số sản phẩm có giá tiền lớn hơn 20 triệu đồng. 

Kết hợp với hàm COUNTIF như hình trên

- Khi hàm VLOOKUP kết hợp với nhiều điều kiện

Công thức của hàm:

=IF(AND((VLOOKUP(1215;A1:D9;2;false)="iPhone 11");(VLOOKUP(1215;A1:D9;4;false) > 0));VLOOKUP(1215;A1:D9;2;false)&" Còn hàng";"Hết hàng")

Ý nghĩa của công thức: Bạn hãy kiểm tra số lượng sản phẩm của sản phẩm iPhone 11, nếu giá trị này lớn hơn 0 thì kết quả trả về "Còn hàng", ngược lại sẽ trả về "Hết hàng".

Kết hợp nhiều điều kiện như hình trên

Cách áp dụng hàm VLOOKUP trên 2 sheet khác nhau

Ví dụ: Cho bảng dữ liệu sau, bạn hãy dùng hàm VLOOKUP để tìm số lượng điện thoại từ sheet SAN_PHAM.

Công thức áp dụng:

=VLOOKUP(A2;SAN_PHAM!$A$2:$E$9;4;0)

Ý nghĩa của công thức: Hàm VLOOKUP có trong sheet GIA để tìm giá trị trong bảng từ sheet SAN_PHAM và sau đó trả về kết quả tương ứng.

Tìm kiếm dữ liệu trên 2 bản tính khác nhau như hình trên

Một số mẹo và lưu ý:

• Nếu trang tính có chứa khoảng trắng hoặc các ký tự không phải là chữ cái, thì tên trang tính phải được đặt trong dấu ngoặc kép, chẳng hạn như ‘Jan Sales’!$A$2:$B$6.
• Thay vì bạn nhập trực tiếp trên trang tính vào công thức hàm, bạn có thể chuyển sang trang tính để tra cứu và chọn phạm vi ở đó. Google Sheet sẽ tự động chèn vào một tham chiếu với cú pháp hàm chính xác, giúp bạn không khó khăn khi kiểm tra tên và khắc phục sự cố lỗi. 

Các lưu ý quan trọng khi sử dụng hàm VLOOKUP trong Google Sheet

- Điều kiện tìm kiếm trong hàm VLOOKUP không phân biệt chữ hoa - chữ thường.

- Có 2 kiểu tìm kiếm khi bạn sử dụng hàm VLOOKUP, đó là kiểu tìm kiếm tương đối và tìm kiếm tuyệt đối.

- Bảng dò tìm kết quả cần phải được sắp xếp trước khi áp dụng đối với kiểu tìm kiếm dữ liệu tương đối.

- Hàm VLOOKUP chỉ tìm được dữ liệu từ trái qua phải.

- VLOOKUP cũng là một hàm chỉ tìm được giá trị đầu tiên xuất hiện trong bảng.