Cách dẫn sử dụng Track Changes trong Microsoft Word đầy đủ, chi tiết

Microsoft Word có một tính năng hữu ích mà không phải ai cũng biết đến, đó là Track Changes. Nếu bạn chưa thuần thục việc sử dụng tính năng này, hãy tiếp tục đọc bài viết này để được hướng dẫn cách sử dụng Track Changes trong Microsoft Word.

Track Changes là gì?

Track Changes là một tính năng giúp bạn theo dõi sự thay đổi và lịch sử chỉnh sửa trong tệp Word của bạn. Nó sẽ ghi lại tất cả các thay đổi văn bản, bình luận và chỉnh sửa bằng cách sử dụng các ký hiệu và màu sắc khác nhau, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thay đổi nào. Đặc biệt, tính năng này rất hữu ích khi làm việc nhóm hoặc chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp khác, giúp bạn quản lý tệp hiệu quả hơn và dễ dàng xem các thay đổi đã được thực hiện.

Cách mở Track Changes trên Word

Để kích hoạt tính năng Track Changes, bạn có thể làm như sau: trước tiên, hãy chọn tab "Review" trên thanh menu, sau đó trong phần "Tracking", hãy nhấp vào "Track Changes".

Ở mục Tracking chọn Track Changes

Cách sử dụng Track Changes trong Word

Thay đổi cài đặt của Track Changes

Bước 1: Nhấp vào mũi tên trong phần Tracking.

Nhập vào mũi tên ở phần Tracking

Bước 2: Hộp thoại Track Changes Options sẽ xuất hiện, bạn có thể điều chỉnh các tùy chọn theo ý muốn. Nếu bạn muốn thực hiện chỉnh sửa nâng cao, hãy nhấp vào Advanced Options.

Chọn Advanced Options để chỉnh sửa nâng cao

Bước 3: Trong hộp thoại Advanced Track Changes Options, bạn có thể thay đổi màu sắc và cách đánh dấu các thay đổi theo nhu cầu của mình. Khi đã hoàn tất chỉnh sửa, nhấn OK.

Sau khi chỉnh xong nhấn OK

Bước 4: Quay lại hộp thoại Track Changes Options và nhấn OK một lần nữa để lưu các thay đổi.

Nhấn OK lần nữa để lưu thay đổi

Thay đổi tên người dùng

Bước 1: Nhấp vào mũi tên trong phần Tracking.

Nhập vào mũi tên ở phần Tracking

Bước 2: Hộp thoại Track Changes Options sẽ hiện ra, từ đó bạn nhấp vào Change User Name.

Nhấn vào Change User Name

Bước 3: Hộp thoại Word Options sẽ xuất hiện. Trong tab General, tìm mục Personalize your copy of Microsoft Office và thay đổi tên của bạn trong ô User Name. Sau đó, nhấp OK để lưu thay đổi.

Thay đổi tên ở ô User Name

Bước 4: Quay lại hộp thoại Track Changes Options và nhấp OK lần nữa để lưu các thay đổi đã thực hiện.

Nhấn OK lần nữa để lưu thay đổi

Chọn kiểu trình bày và các loại Markup được hiện ra

Bước 1: Để xem bản cuối cùng và ẩn các thay đổi trước đó, trong phần Tracking, chọn "All Markup" (trong Word 2010, chọn "Final") ở mục đầu tiên.

Ở mục đầu tiên trong phần Tracking chọn All Markup

Nếu bạn muốn xem lại bản gốc, hãy chọn "Original".

Chọn Original để xem lại trang đầu tiên

Bước 2: Bạn cũng có thể lựa chọn loại "Markup" nào được hiển thị bằng cách chọn "Show Markup" và chọn hoặc bỏ chọn những loại tương ứng như sau:

• "Comments": Hiển thị các ghi chú từ người chỉnh sửa.
• "Insertions and Deletions": Hiển thị các phần được thêm vào và phần bị xóa.
• "Formatting": Hiển thị các chỉnh sửa liên quan đến định dạng.
• "Balloons": Hiển thị các phần hiển thị ở phần bên phải.
• "Specific people": Hiển thị chỉ những người cụ thể đã thực hiện chỉnh sửa.

Kích chọn vào những loại phù hợp

Xem các thay đổi trong 1 cửa sổ khác

Để xem chi tiết các thay đổi trong một cửa sổ khác, bạn có thể làm như sau: chọn "Reviewing Pane" và sau đó chọn "Reviewing Pane Vertical" (xem theo chiều dọc) hoặc "Reviewing Pane Horizontal" (xem theo chiều ngang).

Chọn một trong hai mục

Khi đó, cửa sổ hiển thị các thay đổi sẽ được hiển thị theo hướng dọc hoặc ngang, tùy thuộc vào lựa chọn của bạn.

Cách bỏ Track Changes trong Word

Để ngừng sử dụng tính năng Track Changes, bạn có thể thực hiện hai tùy chọn như sau

Chấp nhận và lưu lại tất cả các thay đổi: Chọn "Accept" và sau đó chọn "Accept All Changes and Stop Tracking".

Chọn Accept và chọn Accept All Changes and Stop Tracking

Từ chối và loại bỏ tất cả các thay đổi: Chọn "Reject" và sau đó chọn "Reject All Changes and Stop Tracking".

Chọn Reject và chọn Reject All Changes and Stop Tracking

Trên đây là hướng dẫn sử dụng đầy đủ và chi tiết về tính năng Track Changes trong Word. Hi vọng rằng nội dung này sẽ giúp bạn tận dụng phần mềm này một cách tiện lợi và hiệu quả hơn. Chúc bạn thành công trong việc sử dụng!