Hướng dẫn lọc dữ liệu trùng lặp trong Google Sheet cực dễ

Lọc dữ liệu trùng lặp trong Google Sheet là biện pháp để kiểm soát công việc hữu ích. Thế nhưng sẽ có những bạn chưa biết cách thực hiện. Và bài viết dưới đây mygear.vn sẽ hướng dẫn lọc dữ liệu trùng lặp trong Google Sheet nhé.

I. Công dụng của việc lọc dữ liệu

Lọc dữ liệu bị trùng lặp là thao tác sàn lọc ký tự trùng lặp trong bảng dữ liệu nhằm tiết kiệm dung lượng lưu trữ cũng như nguy cơ ký tự bị thừa hay thiếu trong bảng dữ liệu.

Một vài lợi ích của việc lọc dữ liệu bị trùng lặp:

• Tiết kiệm dung lượng lưu trữ.
• Tiết kiệm thời gian cho người đọc, người phê duyệt bảng số liệu.
• Nâng cao tính chuyên nghiệp khi làm việc.

II. 5 phương pháp lọc trùng lặp trong Google Sheet

1. Highlight các số liệu trùng nhau

Chỉ dẫn nhanh:

• Chọn vùng số liệu trong bảng tính > Chọn Định dạng > Chọn Định dạng theo điều kiện để hiển thị bảng Quy tắc định dạng theo điều kiện.
• Tại bảng Quy tắc vừa hiện > Chọn nơi áp dụng > Tại dòng Quy tắc định dạng bấm chọn Công thức tùy chỉnh là > Bấm công thức > Chọn lựa kiểu định dạng > Chọn Đã xong.

Chỉ dẫn chi tiết:

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần lọc > Bấm vào Định dạng > Sau đó bấm Định dạng theo điều kiện để hiện bảng Quy tắc định dạng.

Hướng dẫn lọc trong Google Sheet

Bước 2: Chọn nơi áp dụng > Tại dòng Quy tắc định dạng bấm chọn Công thức tùy chỉnh là > Điền công thức =Countif(A:A;A1)>1 như ảnh > Chọn kiểu định dạng > Bấm vào Đã xong.

Lưu ý:

• Nếu dấu ";" không đúng với máy của bạn thì sửa sang dấu "," nhé.
• Sửa ký tự A thành ký tự của cột được định dạng trong file của bạn.

Hướng dẫn lọc trong Google Sheet

Bước 3: Kết quả bạn đã thấy được những dữ liệu trùng nhau.

Kết quả

2. Lọc dữ liệu trùng hoặc không trùng

Bước 1: Chọn ô bên cạnh dữ liệu muốn tìm dữ liệu trùng > Nhập công thức =countif(A:A;A1)=1 như ảnh.

Phương pháp lọc

Bước 2: Ấn Enter và kéo công thức xuống các ô bên dưới, như ảnh.

Kéo công thức xuống các ô bên dưới

Bước 3: Muốn lọc dữ liệu TRUE để lấy kết quả không trùng thì chèn thêm một hàng trên như ảnh.

Chèn hàng

Bước 4: Chọn hàng vừa chèn > Chọn Dữ liệu > Chọn Bộ lọc như ảnh.

Tiến hành chọn bộ lọc cho hàng vừa chèn

Bước 5: Chọn biểu tượng bộ lọc vừa khởi tạo > Bỏ chọn mục FALSE > Chọn OK, như ảnh.

Bỏ chọn mục FALSE > Chọn OK

Bước 6: Ta có kết quả sau khi lọc. Thực hiện các bước như trên với giá trị FALSE.

Kết quả

3. Lọc dữ liệu trùng với hàm UNIQUE

Bước 1: Chọn 1 ô bất kỳ trong bảng > Nhập hàm =Unique(A2:B8) như hình.

Nhập hàm =Unique(A2:B8)

Bước 2: Ấn Enter > Kết quả hiển thị như hình.

Lưu ý:

• Nếu muốn bạn có thể Sao chép (copy) và dán vào bảng tính khác.
• Chọn chỉ dán giá trị (Paste values only) hoặc tổ hợp phím Ctrl + Shift + V để dán đề phòng trường hợp kết quả là công thức được sao chép.

Kết quả

4. Lọc bỏ dữ liệu lần 2 trở lên

Bước 1: Trong bảng dữ liệu > Nhập hàm =IF(COUNTIF($A$2:A2;A2)=1;A2;"Kết quả trùng") như ảnh vào ô bên cạnh dữ liệu muốn sàn lọc.

Phương pháp lọc bỏ lần 2 trở lên

Bước 2: Ấn Enter và kéo công thức xuống các dòng bên dưới, như hình.

Kết quả 

Bước 3: Tiến hành chèn thêm 1 hàng phía trên như hình > Chọn hàng A1 > Chọn Dữ liệu > Chọn Bộ lọc.

Tiến hành chèn thêm 1 hàng phía trên

Bước 4: Kết quả sau khi lọc.

Kết quả

5. Lọc dữ liệu trùng với công vụ tiện ích

Bước 1: Chọn tiện ích bổ sung > Chọn Tải tiện ích bổ sung.

Chọn tiện ích bổ sung

Bước 2: Tìm từ khóa "Remove Duplicates" và chọn tiện ích của tác giả EXPAND9.

Tìm từ khóa "Remove Duplicates"

Bước 3: Bấm vào nút Cài đặt.

Cài đặt 

Bước 4: Bấm Tiếp tục > Chọn Gmail của bạn > Cho phép > Xong.

Chọn Gmail của bạn > Cho phép > Xong

Bước 5: Trở về trang Google Sheet chứa dữ liệu trùng lặp > Chọn Tiện ích bổ sung > Chọn Remove Duplicates > Chọn Start để bắt đầu lọc số liệu trùng lặp.

Trở về trang Google Sheet để bắt đầu lọc

Bước 6: Bấm vào nút Select columns (Chọn cột) > Kick chọn hoặc bỏ những cột có dữ liệu mà bạn muốn lọc > Chọn Save (Lưu).

Bấm vào nút Select columns

Bước 7: Highlight hoặc loại bỏ dữ liệu trùng lặp. Nếu để Highlight > Bấm Search sẽ hiện dòng dữ liệu bị trùng lần 2 trở lên bị bôi vàng như bên dưới.

Nhấp Search

Trên đây là phương pháp lọc trùng lặp trong Google Sheet cực đơn giản . Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn thực hành được trong công việc cũng như học hỏi được thêm kỹ năng. Và nếu bạn có góp ý hãy để lại bình luận và đứng quên chia sẻ nếu thấy hữu dụng bạn nhé.