Hướng dẫn chia cột trong Excel cực nhanh, có ví dụ minh họa

Bạn đang có một dãy những dữ liệu và muốn chia các dữ liệu ấy thành từng cột riêng nhưng lại không biết phương pháp làm. Đừng lo, tại bài viết này mygear.vn sẽ chỉ dẫn cho Anh chị bí quyết chia cột trong Excel cực nhanh và đạt hiệu quả.

I. Lúc nào cần phải chia cột, tác dụng của việc chia cột trong Excel

Đôi khi trong lúc dùng Word hoặc Excel, bạn gặp các trường hợp phải chia cột với các dữ liệu quá dài hoặc thông tin có những tiêu đề khác nhau lại hiển thị chỉ ở 1 ô.

Nếu chia các dữ liệu đấy thành các cột riêng lẻ với những tiêu đề riêng và tách bằng phương pháp thủ công thì sẽ rất mất thời gian và công sức. Vì vậy bài viết này chia sẻ phương pháp để chia cột vô cùng mau chóng.

Cùng tìm hiểu những trường hợp có thể chia cột bằng phương pháp này nhé!

1. Trường hợp dữ liệu bị ngăn bởi dấu câu, dấu phân tách

Trường hợp này là trường hợp xảy ra khá phổ biến lúc bạn thực hiện nhập thông tin trên Excel. Đối với trường hợp này thường là do thông tin được xuất từ file như Word, Access,... sang Excel và thường các chuỗi ký tự được ngăn do các dấu câu như: dấu gạch nối “-‘, dấu phẩy “,”, dấu ngoặc đơn “()”.

2. Trường hợp dữ liệu quá dài và từng chuỗi văn bản sở hữu số lượng như nhau

Trường hợp này thì sẽ ít xảy ra hơn, nhưng một vài trường hợp khi bạn nhập các số liệu như mã code, mã khách hàng, mã hàng hóa,... thì số lượng chuỗi văn bản sẽ bằng nhau và có khả năng giải quyết được bằng cách chia cột.

II. Phương pháp chia cột trong Excel theo dấu phân tách

Ưu điểm: Tiết kiệm thời gian, dễ làm, trực tiếp chia cột lúc bạn đang nhập liệu.

Nhược điểm: Chưa đa dạng lựa chọn để chia cột.

1. Chỉ dẫn nhanh

Bật trang Excel cần chia cột > Bôi đen chuỗi văn bản cần chia > Vào mục Data > Chọn Text to columns > Xuất hiện hộp thoại Convert Text to Columns Wizard > Tích vào Delimited > Ấn Next > Sau đó tích vào điều kiện tách tại hộp thoại Delimiters > Ấn Next > Ấn Finish để chia cột.

2. Chỉ dẫn chi tiết

Ví dụ: Tách ra từng cột có dấu phân tách là dấu gạch ngang "-".

Ví dụ

Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu cần chia.

Tô đen vùng số liệu cần chia

Bước 2: Vào mục Data > Bấm vào Text to columns.

Chọn Text to columns

Bước 3: Xuất hiện hộp thoại Convert Text to Columns Wizard.

Trong đó:

Delimited: Chia cột theo dấu câu giữa hai phần văn bản như dấu phẩy, dấu gạch ngang, khoảng trắng,..

Fixed width: Chia cột theo chiều rộng của chuỗi văn bản.

Cửa sổ Convert Text to Columns Wizard

Bước 4: Tích vào Delimited > Ấn Next.

Nhấn Next

Bước 5: Chọn điều kiện chia trong mục Delimiters.

Xem trước định dạng sẽ hiển thị sau khi chọn tại phần Data Preview phía dưới.

Trong đó:

Tab: Dữ liệu được chia bằng một khoảng trắng lớn.

Semicolon: Dữ liệu được chia bằng dấu chấm phẩy.

Comma: Dữ liệu được chia bằng dấu phẩy.

Space: Dữ liệu được chia bằng khoảng trắng (Space).

Other: Dữ liệu được chia bằng một ký tự khác mà bạn tùy chỉnh.

Chọn điều kiện chia trong Delimiters

Mình sẽ chọn Other và ghi vào dấu gạch ngang "-".

Chọn Other và thêm vào dấu gạch ngang

Bước 6: Xác định định dạng cho cột tại Column data format và nơi cột sẽ xuất hiện tại Destination.

Trong đó:

General: Không định dạng.

Text: Dạng văn bản.

Date: Dạng ngày tháng.

Do not import column (Skip): Lúc có kết quả cột sẽ không hiển thị.

Xác định định dạng cho cột

Tại đây mình chọn General và Destination là ô A1.

Bước 7: Bấm Finish để hoàn thành chia cột trong Excel.

Nhấn Finish để hoàn thành

Kết quả sau lúc hoàn tất.

Kết quả

III. Hướng dẫn chia cột dựa trên vị trí của ký tự

- Cách này sẽ giúp bạn đáp ứng được trường hợp văn bản quá dài và số lương ký tự bằng nhau.

- Để chia cột bằng phương pháp này cần có sẵn một file dữ liệu và làm trên 1 file Excel mới.

• Ưu điểm: Nhiều cách để chia cột, thực hiện chia cột trên các file ngoài Excel.
• Nhược điểm: Thực hiện nhiều bước, khó thực hành.

Ví dụ về bảng mã màu như sau:

Ví dụ

Nếu muốn chia các mã (mỗi mã sở hữu 7 ký tự) thành mỗi cột riêng có cú pháp #DDDDDD, #888888,...

Bước 1: Mở trang Excel mới > Chọn thẻ Data > Chọn New Query.

Chọn Data > New Query

Bước 2: Bấm vào From File > Sau đó bấm From Workbook.

Mình chọn From Workbook do đã có sẵn file dữ liệu hoặc có thể sử dụng các loại tệp như: CSV, XML, Text, Folder.

Chọn From Workbook

Bước 3: Bấm vào file có dữ liệu cần chia cột > Ấn Import.

Nhấn Import

Bước 4: Kích vào Sheet chứa dữ liệu > Ấn Transform Data.

Nhấn Transform Data

Bước 5: Bấm Split Column > Chọn điều kiện muốn chia cột.

Trong đó:

By Delimiter: Chia theo dấu phân cách.

By Number of Characters: Chia theo số ký tự.

By Positions: Chia theo vị trí.

By Lowercase to Uppercase: Chia theo chữ viết thường tới viết hoa.

By Uppercase to Lowercase: Chia theo chữ viết hoa tới viết thường.

By Digit to Non-Digit: Chia theo chữ số đến không chữ số.

By Non-Digit to Digit: Chia theo không chữ số đến chữ số.

Điều kiện muốn chia cột

Bước 6: Bấm vào By Number of Characters.

Bấm vào By Number of Characters

Bước 7: Xuất hiện hộp thoại > Ở mục Split tích vào Repeatedly > Ghi số 7 vào ô Number of Characters.

Ghi số 7 vào ô Number of Characters

Bước 8: Tại Advanced options > Tích vào Columns hoặc Rows > Nhấn OK.

Xem trước số hàng hoặc cột sẽ được chia tại mục Number of columns to split into.

Nhấn OK

Bước 9: Chỉnh sửa lại dữ liệu.

Nếu kết quả không như dự định thì bạn hãy xóa định dạng chia cột đã thực hiện tại mục Query Settings và làm lại từ bước 1.

Chỉnh sửa lại thông tin

Bước 10: Bấm vào mũi tên hướng xuống tại Close & Load > Chọn Close & Load là bạn đã hoàn tất việc chia cột theo số ký tự trong Excel rồi!

Chọn Close & Load

Và đó là các phương pháp hỗ trợ chia cột trong Excel cực nhanh. Nếu bạn vẫn chưa thực hiện được thì hãy cố gắng nhé. Kỹ năng này rất bổ ích trong công việc đó ạ. Chúc bạn thành công!