Hướng dẫn đặt mật khẩu, khóa file Microsoft Word chặn sao chép, chỉnh sửa

Để tránh việc người khác sao chép, chỉnh sửa và định dạng nội dung quan trọng, Microsoft Word cung cấp cho bạn các tính năng để đặt mật khẩu và khóa file, từ đó tăng cường bảo mật dữ liệu. Dưới đây là các bước đơn giản để bạn thực hiện việc khóa file Word.

Lợi ích

• Áp dụng phương pháp bảo mật tài liệu để ngăn chặn sao chép trái phép.

• Sử dụng các công cụ và tính năng trong ứng dụng soạn thảo để hạn chế quyền chỉnh sửa và định dạng nội dung tài liệu.

• Xác định và áp dụng các chế độ bảo mật phù hợp để ngăn chặn truy cập trái phép và bảo vệ dữ liệu quan trọng trong quá trình soạn thảo.

• Thiết lập mật khẩu và chính sách quyền truy cập để đảm bảo chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập và chỉnh sửa tài liệu.

Cách đặt mật khẩu, khóa file Word

Hướng dẫn nhanh

• Nhấn vào File và sau đó chọn Save As.
• Nhấn vào Tools và tiếp theo là General Options...
• Lựa chọn chế độ muốn cài đặt (Password to open hoặc Password to modify) và nhập mật khẩu tương ứng.
• Xác nhận một lần nữa mật khẩu đã được cài đặt.
• Cuối cùng, nhấn Save và mở file Word đã được khóa.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Ban đầu, mở tài liệu cần thêm mật khẩu bằng cách nhấn vào File.

Nhấn chọn File

Bước 2: Tiếp theo, nhấp vào Save As.

Chọn Save As

Bước 3: Trong hộp thoại Save As xuất hiện, bạn cần chọn vị trí lưu file và sau đó nhấp vào nút Tools.

Nhấn chọn nút Tools

Bước 4: Sau đó, nhấp vào General Options.

Chọn General Options

Bước 5: Một giao diện xuất hiện để bạn thiết lập mật khẩu cho file Word.

Đặt mật khẩu mở file Word

Có hai chế độ mật khẩu mà bạn có thể chọn:

• Mật khẩu mở file: Yêu cầu mật khẩu mới có thể mở file Word, nếu không, bạn sẽ không thể xem hoặc chỉnh sửa nội dung của file.
• Mật khẩu chỉnh sửa: Yêu cầu mật khẩu để có thể chỉnh sửa tài liệu. Bạn cũng có thể không nhập mật khẩu và chọn chế độ chỉ đọc để không thể sao chép hoặc chỉnh sửa nội dung.

Để tránh quên mật khẩu, nên cài đặt cùng một mật khẩu cho cả hai chế độ. Ngoài ra, bạn cũng có thể chỉ đặt mật khẩu cho chế độ Mật khẩu mở file hoặc chế độ Mật khẩu chỉnh sửa.

Bước 6: Tiếp theo, bạn sẽ được yêu cầu xác nhận lại mật khẩu đã thiết lập cho file.

Xác nhận lại mật khẩu

Bước 7: Cuối cùng, nhấp vào Save để lưu thiết lập.

Nhấn save

Khi mở file Word đó, hộp thoại yêu cầu nhập mật khẩu mở file sẽ xuất hiện.

Khi mở file Word đó ra sẽ hiện bảng yêu cầu nhập mật khẩu

Cách bật chế độ Protect Document

Hướng dẫn nhanh

• Mở file Word mà bạn muốn đặt bảo mật và nhấp chọn Review.

• Tiếp theo, chọn Restrict Editing.

• Trong phần Editing restrictions, hãy tích chọn Allow only this type of editing in the document và sau đó lựa chọn quyền xem và chỉnh sửa cho tài liệu.

• Nhấp chọn Yes, Start Enforcing Protection ở mục 3. Điều này sẽ hiển thị một hộp thoại Start Enforcing Protection yêu cầu bạn nhập và xác nhận lại mật khẩu.

• Nhấp OK để lưu lại các cài đặt.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Trước tiên, mở file Word mà bạn muốn bảo mật và nhấp vào Review.

Chọn review

Bước 2: Tiếp theo, tiếp tục nhấp vào Restrict Editing.

Nhấn chọn Restrict Editing

Bước 3: Nếu bạn muốn ngăn chặn việc sao chép hoặc chỉnh sửa nội dung tài liệu, tại mục Editing restrictions, hãy tích chọn Allow only this type of editing in the document như được hướng dẫn.

Tick chọn Allow only this type of editing in the document

Bước 4: Sau đó, lựa chọn quyền xem và chỉnh sửa cho tài liệu:

• Tracked changes: Cho phép thực hiện các thay đổi và ghi nhận lại nhận biết.
• Comments: Cho phép thêm các ghi chú vào văn bản.
• Filling in forms: Cho phép thay đổi các đối tượng trong biểu mẫu.
• No changes (read only): Không cho phép thay đổi hoặc chỉnh sửa bất kỳ đối tượng nào trong văn bản, chỉ cho phép đọc.

Lựa chọn quyền xem và chỉnh sửa cho tài liệu

Bước 5: Sau khi đã lựa chọn xong, nhấp vào Yes, Start Enforcing Protection trong mục 3 để bắt đầu cài đặt.

Yes, Start Enforcing Protection

Bước 6: Hệ thống sẽ hiển thị một hộp thoại Start Enforcing Protection yêu cầu bạn nhập và xác nhận mật khẩu để thiết lập bảo mật cho nội dung.

Nhập và xác nhận mật khẩu

Bước 7: Cuối cùng, nhấp vào OK để lưu lại cài đặt. Sau đó, thanh công cụ định dạng và chỉnh sửa sẽ bị mờ đi và không thể sử dụng.

Nhấn ok để lưu

Cách bật bảo vệ một vùng dữ liệu Word bất kỳ

Cách khóa 1 section tùy ý trên Word

Hướng dẫn nhanh:

• Đặt con trỏ chuột vào vị trí của phần mà bạn muốn khóa. Sau đó, nhấp chọn mục Layout.
• Tiếp theo, chọn Breaks và sau đó chọn Continuous.
• Nhấp chọn Review và sau đó chọn Restrict Editing. Trong mục Editing restrictions, tích chọn Allow only this type of editing in the document.
• Chọn chế độ Filling in forms. Nhấp chọn Select sections... và sau đó chọn phần mà bạn muốn khóa trong hộp thoại Section Protection. Nhấp nút OK để xác nhận.
• Nhấp chọn Yes, Start Enforcing Protection ở mục 3. Một hộp thoại Start Enforcing Protection sẽ xuất hiện yêu cầu bạn nhập và xác nhận lại mật khẩu.
• Cuối cùng, nhấp chọn OK để lưu lại các cài đặt.

Hướng dẫn chi tiết:

Bước 1: Đặt con trỏ chuột tại vị trí của phần mà bạn muốn khóa. Sau đó, nhấp chọn mục Layout.

Chọn layout

Bước 2: Tiếp theo, nhấp chọn Breaks và sau đó chọn Continuous.

Chọn Breaks > chọn tiếp Continuous

Bước 3: Sau đó, tiếp tục nhấp chọn mục Review và chọn tiếp Restrict Editing.

Vào Review > Chọn tiếp Restrict Editing

Bước 4: Tại mục Editing restrictions, tích chọn Allow only this type of editing in the document như được hướng dẫn. Sau đó, chọn chế độ Filling in forms.

Chọn Allow only this type of editing in the document

Bước 5: Tiếp tục, nhấp chọn Select sections... ở dưới.

Nhấn chọn Select sections…

Bước 6: Sau đó, chọn section muốn khóa bằng cách tích vào các mục trong hộp thoại Section Protection mới hiện ra. Nhấn nút OK để xác nhận.

Nhấn nút OK

Bước 7: Nhấp chọn Yes, Start Enforcing Protection ở mục 3.

Yes, start Enforcing Protection ở mục 3

Bước 8: Hệ thống sẽ hiển thị một hộp thoại Start Enforcing Protection yêu cầu bạn nhập và xác nhận mật khẩu để cài đặt bảo mật cho nội dung.

Hộp thoại Start Enforcing Protection

Bước 9: Cuối cùng, nhấp chọn OK để lưu lại các cài đặt.

Nhấn OK để lưu lại cài đặt

Khóa 1 phần, vùng nhỏ dữ liệu Word

Hướng dẫn nhanh

1. Bôi đen vùng dữ liệu muốn khóa.
2. Chọn tab Developer.
3. Nhấn vào biểu tượng Rich text, sau đó chọn biểu tượng Control Properties.
4. Trong hộp thoại Content Control Properties, nhập Tiêu đề và tích chọn hai tùy chọn Content Control cannot be deleted và Content cannot be edit. Nhấn OK để lưu lại.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu mà bạn muốn khóa.

Bước 2: Chọn tab Developer.

Nhấn chọn mục Developer

Bước 3: Nhấn vào biểu tượng Rich text.

Nhấn chọn vào biểu tượng Rich text

Bước 4: Tiếp theo, nhấn vào biểu tượng Control Properties.

Nhấn vào biểu tượng Control Properties

Bước 5: Trong hộp thoại Content Control Properties, nhập các thông tin sau:

• Tiêu đề: Đặt tiêu đề cho vùng dữ liệu muốn khóa.
• Khóa: Tích chọn hai tùy chọn Content (Control cannot be deleted) và Content cannot be edit.
• Nhấn OK để lưu lại cài đặt.

Hộp thoại Content Control Properties

Bước 6: Tiếp tục chọn tab Developer.

Bước 7: Chọn Restrict Editing.

Chọn lại mục Developer

Bước 8: Tại phần Formatting restrictions, tích chọn Limit Formatting to a selection of styles để hạn chế định dạng văn bản nhưng không thay đổi nội dung khóa.

Tick chọn Limit Formatting to a selection of styles

Bước 9: Nhấn Yes, Start Enforcing Protection ở mục 3.

Nhấn tiếp Yes, start Enforcing Protection

Bước 10: Hệ thống hiển thị hộp thoại Start Enforcing Protection yêu cầu bạn nhập và xác nhận lại mật khẩu để cài đặt bảo mật nội dung.

Hộp thoại Start Enforcing Protection

Bước 11: Cuối cùng, nhấn OK để lưu lại cài đặt.

Nhấn OK để lưu cài đặt

Hi vọng với hướng dẫn này, bạn sẽ có khả năng bảo mật dữ liệu và đặt mật khẩu cho các file Word quan trọng, giúp an toàn trong quá trình soạn thảo. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào về cách đặt mật khẩu hoặc khóa file Word, hãy để lại ý kiến ​​của bạn trong phần bình luận bên dưới để chúng ta có thể thảo luận. Chúc bạn thành công trong việc thực hiện!